Agências de recrutamento: um guia prático para a gestão de salários internacionais

Autor

Rui

Consultor de Compliance Português

Para empresas com presença em diferentes países, a gestão eficaz de salários, sem erros administrativos e contabilísticos, constitui um dos principais desafios.

Cada país tem uma legislação diferente e, além das constantes atualizações no que toca à lei do trabalho, existem ainda diferenças culturais e linguísticas, que tornam esta tarefa ainda mais complicada.

As agências de recrutamento que prestam serviços de recrutamento a nível mundial sofrem dificuldades acrescidas para coordenar estas operações.

Ajudar os clientes a ultrapassar estas questões é fundamental para facilitar o recrutamento internacional, tanto para cargos permanentes como para projetos a curto prazo, e assegurar todas as questões de conformidade para atrair e reter os melhores talentos internacionais.

Desafios da gestão internacional dos salários

A gestão dos salários em vários países implica o cumprimento de regulamentos laborais, fiscais e de segurança social locais. As empresas e as agências de recrutamento têm de lidar com questões como a integração de sistemas distintos, as diferenças de fuso horário, flutuações da taxa de câmbio e as barreiras linguísticas, assegurando simultaneamente a proteção dos dados pessoais dos colaboradores ou dos freelancers.

Estes são os principais obstáculos a ter em conta na gestão internacional dos salários:

Cumprir a legislação

As leis de cada país determinam o enquadramento jurídico para a contratação de trabalhadores por conta de outrem ou por conta própria, das condições de trabalho aos impostos e contribuições para a segurança social.

A nível fiscal, a legislação pode variar significativamente: alguns países exigem que os empregadores retenham os impostos na fonte, enquanto outros têm sistemas de tributação mais complexos baseados na residência fiscal do trabalhador. Além disso, as regulamentações laborais, como os direitos a férias e as horas de trabalho, diferem de país para país.

Para complicar ainda mais as coisas, é preciso ter em conta a constante atualização das leis: se já é difícil acompanhar as alterações das leis no seu país de origem, imagine a dificuldade em gerir os salários em dezenas de países diferentes.

Mão de obra diversificada e benefícios adicionais

Os direitos e obrigações dos trabalhadores também variam de país para país. Para garantir a gestão eficiente de uma equipa internacional, é essencial compreender o sistema tributário de cada país e assegurar o acesso aos direitos e benefícios previstos na lei.

Consoante o país, os seguros de saúde e as pensões são da responsabilidade exclusiva da entidade patronal, enquanto noutros o trabalhador tem de suportar parte dos custos. Além disso, as prestações variam consideravelmente, desde planos de reforma a seguros médicos ou de vida.

É essencial considerar um pacote de benefícios, adaptados às normas locais, para atrair e reter os melhores talentos num mercado global competitivo.

Integração de sistemas

As empresas que operam a nível internacional recorrem a diferentes tipos de softwares para gerir o pagamento de salários em cada região. Isto exige uma integração eficaz dos sistemas locais para garantir pagamentos atempados. Os atrasos e constrangimentos nos pagamentos podem afetar o grau de satisfação dos trabalhadores.

A integração de plataformas de pagamento com sistemas bancários internacionais também pode apresentar constrangimentos. Para garantir que as transações são efetuadas corretamente e que transferências internacionais são seguras e cumprem as normas é necessária uma infraestrutura tecnológica robusta e atualizada.

Diferenças de idioma e fusos horários

Trabalhar em diferentes fusos horários parece simples mas requer uma grande coordenação, e em muitos casos adaptação, para garantir que os prazos são cumpridos e que as dúvidas ou problemas que possam surgir sejam resolvidos rapidamente.

Por exemplo, um prazo de 10 dias úteis estipulado em Espanha pode não coincidir com o de um funcionário chinês ou norte-americano. As barreiras linguísticas e os erros de interpretação também podem causar constrangimentos e afetar a comunicação dos prazos.

Flutuações das taxas de câmbio

Quando os pagamentos são feitos em diferentes moedas, as flutuações das taxas de câmbio podem levar a alterações nos custos dos salários. Este fator pode afetar tanto os custos operacionais como os pagamentos a trabalhadores ou freelancers.

As agências de recrutamento devem estar preparadas para aconselhar os seus clientes de forma de atenuar o impacto das flutuações cambiais, quer através de contratos de cobertura, quer através da otimização da estrutura de pagamento em divisas.

Trata-se de um aspeto que as grandes empresas cotadas em bolsa têm em conta nos seus exercícios trimestrais, uma vez que uma descida do dólar, do euro ou do iene pode transformar um ano inteiro de ganhos numa perda ou vice-versa.

Segurança e proteção de dados

A proteção dos dados dos trabalhadores e dos freelancers é um assunto de enorme relevância a nível mundial, especialmente desde a entrada em vigor do RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).  As empresas devem garantir que as informações pessoais e financeiras de cada funcionário sejam gerenciadas de acordo com as leis de privacidade locais e internacionais.

Isto implica não só a proteção dos dados durante o processamento dos salários, mas também a garantia de que os sistemas utilizados são seguros e cumprem as normas de segurança internacionais.

Atrasos, erros e imprevistos

Calcular salários é um processo que envolve muitos riscos, especialmente quando os pagamentos são efetuados em diversos países. Podem existir erros de retenção na fonte ou problemas com pagamentos a funcionários ou trabalhadores independentes. Estes acontecimentos afetam a moral dos trabalhadores e podem levar a litígios pessoais ou legais.

Os atrasos no pagamento dos salários também podem afetar a reputação das empresas e a retenção de talentos. Ser pago no primeiro dia de cada mês não é o mesmo que ser pago 10 dias depois. Os trabalhadores têm sempre faturas e contas para pagar.

Soluções para superar os desafios do processamento internacional dos salários

Para otimizar a gestão dos salários das multinacionais, as agências de recrutamento e os seus clientes devem adotar soluções estratégicas e tecnológicas que simplifiquem os processos e minimizem os riscos. Saiba quais são as melhores estratégias para o fazer:

Preparar os clientes

É essencial que as agências de recrutamento transmitam aos seus clientes conhecimentos básicos sobre a legislação fiscal e laboral internacional. Assim, torna-se mais fácil antecipar desafios e tomar decisões informadas.

Colaborar com fornecedores especializados

Um dos passos mais importantes para simplificar a gestão internacional do processamento de salários consiste em estabelecer uma parceria com um fornecedor ou empresa especializada e familiarizada com o processo. As empresas que operam em vários países podem tirar partido da experiência e da infraestrutura destes fornecedores para gerir eficazmente os processos de processamento de salários e garantir a conformidade com os regulamentos locais.

As empresas especializadas em gestão de processamento de salários internacionais têm um conhecimento profundo das leis e regulamentos de cada país, o que reduz o risco de penalizações ou erros. Além disso, oferecem plataformas tecnológicas avançadas que facilitam a integração de sistemas e a automatização de tarefas.

Implementar soluções tecnológicas

É importante tirar partido dos avanços tecnológicos para se destacar da concorrência. As melhores agências de recrutamento recorrem a softwares desenhados para processar o pagamento de salários para melhorar a eficiência e reduzir a margem de erro na gestão dos pagamentos internacionais. Existem soluções cloud que permitem às empresas armazenar de forma segura os dados dos trabalhadores e efetuar os pagamentos com maior rapidez e precisão. Tudo isto com acesso remoto e instantâneo em qualquer parte do mundo.

Também vale a pena referir o tempo e a mitigação de erros que advém da automatização de processos como o cálculo dos impostos e a elaboração de relatórios.

Apoio de especialista locais

A melhor forma de evitar complicações e garantir a conformidade com a regulamentação do país é operar com o apoio e orientação de especialistas locais.

Estes especialistas estão familiarizados com as complexidades da legislação laboral, fiscal e de segurança social de cada jurisdição e podem ajudar a adaptar as práticas da empresa aos requisitos legais.

Gestão de riscos financeiros

As flutuações das taxas de câmbio também podem aumentar os custos. Neste caso, a utilização de coberturas cambiais oferece uma maior proteção contra imprevistos nas taxas de câmbio e pode ser uma solução para garantir uma maior estabilidade nos pagamentos.

É igualmente aconselhável que as empresas estabeleçam estruturas de pagamento flexíveis que lhes permitam ajustar os seus custos de acordo com as flutuações do mercado.

Garantir a proteção dos dados

É essencial implementar medidas de segurança sólidas para proteger os dados pessoais dos trabalhadores, garantindo a conformidade com regulamentos como o RGPD na Europa.

Para tal, é fundamental adotar métodos como a encriptação de dados e o acesso restrito a informações sensíveis, garantindo assim a confidencialidade de funcionários e freelancers.

Hightekers: o parceiro para uma gestão global de sucesso dos salários

A Hightekers oferece às agências de recrutamento uma solução completa para que os seus clientes possam gerir eficazmente os salários das multinacionais, reduzindo os riscos e otimizando os processos.

Estas são as principais vantagens de trabalhar com a Hightekers no recrutamento global:

Acesso aos melhores talentos internacionais

Uma parceria com a Hightekers, permite às agências de recrutamento selecionar candidatos internacionais para os seus clientes, independentemente da sua localização, ultrapassando as limitações impostas pelos sistemas internos de recrutamento e de processamento de salários.

Processamento de salários globais simplificado

A Hightekers simplifica a gestão global dos salários, tratando de todos os aspectos administrativos e fiscais e das questões de conformidade local, permitindo que as agências se concentrem na sua atividade principal: atrair e reter talentos de qualidade.

Desta forma, as agências não têm de lidar com as complexidades jurídicas próprias  de cada país e o processamento dos salários torna-se simples, direto e transparente.

Conformidade simplificada

A grande prioridade da Hightekers é assegurar o cumprimento das normas fiscais e laborais. Com o apoio de especialistas locais em matérias de legislação, as agências de recrutamento evitam o risco de sanções e complicações legais, assegurando a gestão correta dos salários em todos os países em que operam.

Foco na aquisição de talentos

Ao subcontratar a gestão dos salários à Hightekers, as agências libertam recursos internos e melhoram a eficiência operacional. Ou seja, passam a ter mais tempo para se concentrarem na sua atividade principal de aquisição de talentos, deixando de lado a papelada e a burocracia.

Conclusão

Em suma, as empresas internacionais devem garantir o pagamento correto dos salários para evitar riscos e complicações legais. Para tal, é necessário lidar com diversos fatores como as diferenças regulamentares de cada país, a diversidade dos seus trabalhadores e as flutuações das taxas de câmbio, entre outros. A criação de parcerias com especialistas internacionais em processamento de salários, a implementação de estruturas tecnológicas de automatização, bem como o cumprimento das normas de segurança dos dados, são passos fundamentais para garantir a eficiência de todo este processo.

Com uma visão abrangente e estratégica, é possível ser bem sucedido na gestão dos salários de empresas multinacionais. Com os serviços da Hightekers, as agências de recrutamento podem oferecer aos seus clientes uma solução completa com processos otimizados para garantir a conformidade das suas operações. Desta forma podem alcançar o seu principal objetivo: adquirir e reter os melhores talentos internacionais.

Saiba como o podemos ajudar a gerir salários em vários países

Autor

Rui

Consultor de Compliance Português

Rui é um consultor de compliance baseado em Lisboa, especializado em ajudar empresas estrangeiras a expandir suas operações sem problemas em Portugal. Com um profundo entendimento das regulamentações locais e das práticas comerciais, Rui colabora com gerentes de RH e equipes de desenvolvimento de negócios para garantir total conformidade e entrada eficiente no mercado português. Fora do trabalho, ele é um surfista ávido e adora explorar as cidades costeiras de Portugal.