Gerir vários projetos em simultâneo como consultor

Não é tarefa fácil gerir vários projetos em simultâneo. Um consultor na área das TI tem a liberdade de assumir diversos projetos ao mesmo tempo, mas uma gestão eficaz de todos eles pode representar um conjunto de desafios. Manter uma boa comunicação com os clientes, cumprir os prazos de entrega e encontrar o equilíbrio no meio de tantas responsabilidades é essencial para ser bem sucedido. Sem esquecer as questões de faturação, contabilidade, e outras tarefas administrativas que requerem tempo e atenção. Felizmente existem soluções simples e práticas, desenvolvidas para o ajudar a gerir todas estas tarefas e a otimizar os seus processos. Aqui estão algumas soluções para lidar com os desafios inerentes à gestão de vários projectos em simultâneo. Prepare-se para elevar a sua carreira de consultor a novos patamares, com o apoio da Hightekers e das soluções que preparámos para si.

Gestão do tempo

Uma gestão eficaz do tempo é central para garantir um excelente desempenho nos seus projetos, especialmente se estiver envolvido em vários ao mesmo tempo. Com uma enorme lista de tarefas e prazos a competir pela sua atenção, manter-se organizado e concentrado torna-se fundamental. Existem algumas estratégias e técnicas essenciais que podem ajudá-lo a dominar a gestão do tempo, aumentar a produtividade e vencer os desafios que advêm da gestão de vários projectos em simultâneo.

Crie uma lista de tarefas

Criar uma lista de tarefas é o primeiro passo para garantir uma gestão eficaz de vários projectos. Ao criar uma lista com todas as tarefas associadas a cada projeto consegue ter uma representação visual da sua carga de trabalho. Por este motivo, lembre-se de dedicar 5 minutos do seu dia para trabalhar nesta lista. Dica: se conseguir, atribua uma estimativa de tempo para o desempenho de cada tarefa e organize-as por ordem de prioridade. Desta forma, pode organizar melhor o seu dia e antecipar com maior eficácia os prazos de entrega e as aprovações de cada projeto. Quer seja através de ferramentas digitais ou do tradicional bloco de notas, certifique-se de que atualiza regularmente a sua lista de tarefas à medida que vão surgindo novas tarefas ou novidades.

Adoptar o método de agrupamento de tarefas

O próximo passo, depois de criar uma lista de tarefas, é organizá-las em lotes. Ao organizar as suas tarefas desta forma e ao estabelecer prazos realistas, nunca se sentirá sobrecarregado. Desempenhar um tipo de tarefas de cada vez é uma excelente forma de otimizar o seu tempo e ajudar o seu cérebro a focar-se em temas diferentes, evitando ter que revisitar assuntos semelhantes aos que foram resolvidos anteriormente . Rapidamente irá desenvolver uma sensação de fluidez nos seus processos de trabalho e a capacidade de lidar com várias questões e trabalhar em diferentes projetos em simultâneo. 

Experimente a técnica POMODORO

A técnica de POMODORO, desenvolvida nos anos 90, é uma das técnicas de gestão de tempo mais populares entre os consultores. Este método consiste na divisão do tempo de trabalho em intervalos curtos de 25 minutos, chamados “Pomodoros”, seguidos por uma pausa de 5 minutos. À medida que completar vários Pomodoros, pode ir aumentando a duração das pausas. Com a ajuda de um monitor extra pode controlar o tempo, ou até mesmo um simples temporizador de cozinha. Embora esta seja uma técnica bastante rigorosa, ajuda os consultores a encontrar um bom ritmo de trabalho e a respeitar os prazos estabelecidos.

Evite distracções

Pode parecer óbvio mas, num mundo cheio de distrações, manter-se concentrado nas suas tarefas é fundamental. Procure trabalhar em espaços silenciosos durante os períodos de maior atividade. Se trabalha remotamente, livre-se de potenciais distrações no seu ambiente de trabalho, remova as notificações das redes sociais, alertas de correio electrónico e tome medidas proativas para minimizar o impacto de quaisquer distrações que possam surgir. Todas estas medidas requerem rigor e disciplina, mas os benefícios são significativos e terão um grande impacto no seu desempenho como consultor de TI.

Dar prioridade às suas tarefas

Não é fácil gerir vários projetos, prazos de entrega e as expectativas dos seus clientes. Responder a todas estas responsabilidades requer uma grande capacidade de organização e é fundamental saber dar prioridade às tarefas mais urgentes. A priorização de tarefas é essencial para todos os consultores que trabalham em vários projetos ao mesmo tempo. Seja através de um bloco de notas ou ferramentas digitais, definir prioridades traz-lhe várias vantagens::

• Melhor visão geral dos projetos: Ter uma visão geral dos projetos num só lugar ajuda-o a identificar as tarefas mais urgentes e determinar quais as que deve executar em primeiro lugar.
• Organização das tarefas: Organizar as tarefas consoante o nível de prioridade facilita a gestão do volume de trabalho e ajuda-o a cumprir os prazos.
• Melhor gestão das tarefas secundárias: O trabalho dos consultores e trabalhadores independentes não se limita apenas a executar projetos e lidar com clientes. Existem tarefas administrativas que não devem ser menosprezadas, como tratar da sua contabilidade e da faturação. É essencial minimizar ou adiar estas tarefas durante a realização de um ou vários projectos. Com o apoio de uma empresa de gestão como a Hightekers, liberta o tempo valioso que seria dispensado na realização destas tarefas e reduz significativamente a carga mental.

Que ferramentas pode utilizar para gerir os seus projectos?

Os consultores na área das TI, podem recorrer à utilização de ferramentas de gestão de projectos desenhadas para otimizar a organização de tarefas, prazos de entrega e  monitorizar a evolução de vários projetos em simultâneo. Estas ferramentas não só permitem que monitorize o seu próprio progresso, como também acompanham o progresso da sua equipa, garantindo uma gestão de projetos mais eficiente. Eis algumas das ferramentas de gestão de projectos mais populares e as suas principais características:

Trello :

• Oferece uma estrutura visual de quadros, listas e cartões concebidos para organizar eficazmente tarefas e projectos.
• Mova tarefas entre listas, estabeleça prazos, adicione observações e anexe ficheiros.
• Promove a colaboração entre os membros da equipa através da partilha de quadros e da atribuição de tarefas.

Asana :

• Crie tarefas, defina datas de vencimento e atribua-as a membros da equipa.
• Crie projectos, adicione secções e organize tarefas de acordo com as suas preferências.
• Integra-se com outras ferramentas para uma melhor conectividade.

Monday.com :

• Gestão de projectos flexível e intuitiva com processos de trabalho personalizados.
• Configure ações automatizadas e colabore com os membros da equipa.
• Visualize o progresso dos seus projetos através de gráficos e quadros.

Existem várias ferramentas disponíveis, cada uma ajustada ao seu negócio e necessidades. Veja mais aqui.

Considere o outsourcing!

Gerir vários projetos e ao mesmo tempo o seu próprio negócio pode ser desafiante. Por isso, o outsourcing (a contração de serviços externos para executar tarefas tradicionalmente realizadas por si) é crucial para gerir vários projetos e uma empresa. Ao delegar o trabalho administrativo, a facturação e outras tarefas a especialistas, pode libertar tempo para concentrar-se nos principais aspetos do seu negócio. Trata-se de uma solução económica que aumenta a produtividade e alivia a carga mental.

Ao subcontratar, as suas tarefas administrativas serão tratadas de forma eficiente por outros profissionais. Lembre-se que ao contar com o apoio de especialistas, pode receber orientações valiosas para otimizar as suas operações. Ao dispor de mais tempo para se dedicar aos seus projectos,  aumenta a sua faturação e concentra-se naquilo que faz melhor.

Delegar tarefas que consomem muito tempo a especialistas, faz do outsourcing uma opção muito rentável.  Liberte-se das responsabilidades administrativas e concentre-se no seu trabalho como consultor para desfrutar dos benefícios de uma empresa com uma boa gestão.

Conte com a ajuda da Hightekers

Seja a ajudar um cliente, otimizar o seu rendimento ou lidar com duas tarefas que se sobrepõem, muitas vezes surge a necessidade de gerir vários projectos em simultâneo. O nosso serviço de gestão de atividades é a escolha perfeita para consultores e trabalhadores independentes que não dispõem de tempo, conhecimentos ou energia suficientes para lidar com todo o trabalho extra, tanto em Portugal como no estrangeiro.

A Hightekers oferece um contrato local, com todos os benefícios inerentes a este  estatuto, dando-lhe a liberdade que tanto valoriza para escolher os seus clientes e projetos. Com estas condições terá estabilidade e segurança na sua carreira de consultor. Além disso, se precisar, pode contar com o apoio de profissionais qualificados nos seus projetos. A Hightekers dispõe de uma plataforma de emprego que conta com mais de 1500 consultores prontos para o ajudar.

Ao juntar-se à Hightekers, obtém um maior equilíbrio entre a sua vida pessoal e profissional, além de conseguir gerir mais projectos com facilidade. Deixe que a Hightekers trate de todos aspectos administrativos do seu negócio e concentre-se naquilo que faz melhor.