Jak zostać Freelancerem w 2024 ? Podstawy prawne i działania przygotowawcze

W dynamicznie rozwijającym się dziś świecie technologii informatycznych, uroki freelancingu są wyjątkowo kuszące. Marzeniem wielu osób jest przecież niezależność, jeśli chodzi o wybór projektów i zadań, elastyczne godziny pracy, brak ograniczeń, jeśli chodzi o wysokość zarobków. Zanim jednak wybierzesz życie wolnego strzelca, warto byś zrozumiał/a jak wyglądają praktyczne i prawne aspekty takiego rozwiązania. W tym tekście sprawdzimy, czy freelancing rzeczywiście jest dla Ciebie, jak wygląda ewentualna konkurencja oraz przeanalizujemy struktury prawne dostępne dla freelancerów w 2024 roku.

Czy niezależność jest dla Ciebie?

Zmiana tradycyjnej formy zatrudnienia na bycie freelancerem w IT to nie tylko duża zmiana w życiu zawodowym, ale wręcz nowy styl życia. Potrzebna są: samodyscyplina, zdolności adaptacyjne, proaktywne podejście do zdobywania nowych projektów i umiejętność zarządzania czasem. Dobrze przemyśleć sobie zatem kilka ważnych kwestii: 

Czy wystarczy mi samodyscypliny, aby trzymać się ustalonych przez siebie godzin pracy? 

Czy umiem zarządzać moimi projektami i deadlinami bez kontroli z zewnątrz? 

Czy chcę i mam zasoby potrzebne do obsługi administracyjno-finansowej firmy, w tym fakturowania, odprowadzania podatków i opłacania ubezpieczeń?

Jeśli Twoja odpowiedź na wszystkie trzy pytania brzmi Tak, być może freelancing rzeczywiście jest odpowiednią dla Ciebie ścieżką. Jeśli odpowiedziałeś/łaś Nie tylko na trzecie pytanie, na dole tej strony znajdziesz proponowane przez nas rozwiązanie problemu. Tak czy inaczej, aby odnosić sukcesy we freelancingu, trzeba nieustannie zdobywać wiedzę i nowe kontakty, oraz nadążać za najnowszymi technologiami i trendami w branży.

Pozyskiwanie i analizowanie informacji na temat freelancerów działających w tych samych obszarach

Zanim na dobre zagłębimy się w świat wolnych strzelców, warto poświęcić trochę czasu na uważną obserwację osób, które już znalazły swoją niszę na rynku. Analiza ich doświadczeń może rzucić nieco światła na to, jakie specyficzne umiejętności IT, technologie i wiedza ekspercka, są w danym momencie szczególnie poszukiwane i cenione przez klientów. Taka analiza pozwoli również poznać strategie dotyczące wyceny projektów realizowanych przez freelancerów. Jak i dlaczego ustalają swoje stawki godzinowe na danym poziomie? Kiedy wybierają formę rozliczenia “za projekt” lub stałe wynagrodzenie i jakie modele rozliczeń preferują?

Co więcej, poznanie technik marketingowych i networkingowych freelancerów odnoszących sukcesy, pozwala zrozumieć, w jaki sposób udaje im się skutecznie promować swoje usługi i przyciągać nowych klientów. 

Dzięki większej wiedzy na ten temat nie tylko rozjaśni nam się obraz konkurencji, ale łatwiej będzie również wypracować własną strategię pozycjonowania się na rynku, zwiększając tym samym szanse na sukces na arenie freelancingu.

Dostępne formy zalegalizowania działaności freelancerskiej w Polsce

Osoba, która wybiera działalność wolnego strzelca, musi przede wszystkim podjąć decyzję o tym, jakie ramy prawne wybierze dla swojej działalności. Ma to znaczenie, jeśli chodzi o rozliczenia podatkowe w przyszłości, zakresu odpowiedzialności majątkowej i prawnej, czy inne elementy prowadzenia biznesu. Przyjrzyjmy się zatem rozwiązaniom prawnym dla freelancerów IT, które są najbardziej popularne w Polsce. Mówiąc ogólnie: polski freelancer może pracować na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzić działalność B2B, lub skorzystać z usług inkubatorów przedsiębiorczości, czy też firmy parasolowej. 

Umowy cywilnoprawne

Najprostszym rozwiązaniem, jeśli chodzi o ramy prawne działalności freelancerskiej w Polsce, są umowy cywilnoprawne, czyli umowa o dzieło lub umowa zlecenie.
Czym różnią się od siebie? Przedmiotem umowy zlecenia jest staranne działanie zleceniobiorcy, natomiast przedmiotem umowy o dzieło jest konkretny rezultat działania zleceniobiorcy. Konkretne warunki jednego i drugiego typu umowy regulują przepisy kodeksu cywilnego. W ramach umowy cywilnoprawnej można uzgodnić między sobą tzw. postanowienia umowne, czyli praktycznie wszystko, co tylko nie stoi w sprzeczności z polskim prawem. To decyduje o ogromnej elastyczności tego rozwiązania.  

Zatrudnianie freelancerów IT na podstawie umów cywilnoprawnych jest bardzo korzystne dla przedsiębiorców, którzy ponoszą dzięki temu o wiele niższe obciążenia dodatkowe, w porównaniu z klasyczną umową o pracę.

Minusów dla freelancera jest kilka. Choćby fakt, że traci prawo do korzystania z narzędzi prawa pracy, które chronią jego interesy i dyscyplinują strony kontraktu.  

Działalność B2B (business to business)

Freelancer może także założyć firmę, która pozwoli mu na świadczenie usług i wystawianie faktur zleceniodawcom. Opcji jest kilka: spółka osobowa, spółka z oo i najbardziej popularna: JDG, czyli jednoosobowa działalność gospodarcza.
Korzyści są dość oczywiste: wolność, jeśli chodzi o wybór zleceń, miejsce działalności, negocjowanie wynagrodzenia, możliwość tworzenia własnej strategii działania i wizji rozwoju. Jeśli chodzi o minusy, to zakładając, że nasz freelancer działa w pojedynkę, i nie założy spółki z o.o. – będzie musiał na każdym kroku działalności mierzyć się z odpowiedzialnością majątkową za swoje działania. Do tego dochodzi kwestia samotnego wyszukiwania zleceń, co może być dość trudne, jeśli chodzi o początkujących freelancerów. Plus to, co wiele osób przeraża najbardziej: obsługa administracyjno księgowa nowej firmy i lawirowanie w niestety dość często zmieniających się przepisach prawnych, a przede wszystkim podatkowych. 

Inkubator przedsiębiorczości

To rozwiązanie dostępne jest lokalnie, w ramach jednego kraju i kierowane jest zazwyczaj do początkujących firm jedno- i wieloosobowych. Inkubator przedsiębiorczości dostarcza młodym przedsiębiorstwom przede wszystkim wsparcia merytorycznego, w tym wiedzy na temat prowadzenia biznesu i jego rozwoju. Proponuje usługi i rozwiązania dotyczące zarządzania małą firmą, rozliczania podatków, prowadzenia księgowości, zawierania umów z kontrahentami. Inkubatory przedsiębiorczości oferują często szkolenia, spotkania z mentorami i szeroko pojętą edukację biznesowo-ekonomiczną. Minusem jest fakt, że korzystanie z ich usług bywa ograniczone czasowo lub zależy od wysokości przychodów lub rozmiarów młodej firmy.  

Firma parasolowa

Jeśli planujesz działaność freelancerską w dłuższej perspektywie i wydaje ci się, że JDG jest dla ciebie optymalnym rozwiązaniem, bo nie chcesz zakładać na przykład start up-u, być może najprostszą metodą zarządzania formalnościami będzie tzw. firma parasolowa? Współpracując z taką firmą, freelancerzy uzyskują status pracownika, co znacznie upraszcza wszelkie formalności związane z podatkami i obowiązkami administracyjnymi. Współpraca z firmą parasolową zakłada powierzenie jej odpowiedzialność za zarządzanie fakturami, podatkami i ubezpieczeniem w imieniu freelancera. Firma parasolowa zajmuje się wszystkim tym, co trudne i skomplikowane, nie odbierając freelancerom żadnej z korzyści prowadzania własnego biznesu. Nadal zachowują swobodę i elastyczność, tyle, że bez obciążeń administracyjnych. Co ciekawe, firma parasolowa może również wspierać freelancerów w networkingu i tym samy ułatwiać im wyszukiwanie nowych zleceń.

Freelancing IT – ramy czasowe poszczególnych opcji

Każda ze struktur biznesowych dostępnych freelancerom w Polsce wymaga odpowiednich warunków i czasu, aby nie tylko zacząć działać, ale “rozkręcić się” na dobre. Oto przybliżenie ram czasowych każdej z możliwych opcji:

Umowa cywilnoprawna

Podpisanie umowy cywilnoprawnej rzecz jasna nie zabiera wiele czasu, jednak w dłuższej perspektywie, oszczędność czasu nie jest wcale tak oczywista, jak by się mogło wydawać. Zwłaszcza, jeśli jest to umowa o dzieło. Freelancer, który wybierze taki rodzaj działalności, w pewnym momencie może zechcieć zadbać osobno o ubezpieczenie zdrowotne, czy emerytalne. W wypadku umowy cywilnoprawnej, o tych kwestiach trzeba będzie zadecydować oddzielnie, co z pewnością chwilę potrwa. 

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)

Zakładając samodzielnie jednoosobową firmę, trzeba przyjąć, że cały proces zajmie co najmniej około tygodnia. Wszystko zależy od tego, czy firmę zakładasz online, czy osobiście. Zależnie od miejsca zamieszkania, rejestracja firmy w urzędzie może potrwać kilka godzin, ale w niektórych miastach na spotkanie trzeba poczekać kilka dni. Najszybciej załatwia się formalności w tych gminach, czy miastach, w których stanowiska ZUS-u znajdują się w budynku Urzędu Skarbowego. Jeśli przedsiębiorca nie posiada NIP-u – na jego uzyskanie trzeba poczekać około 3 dni.
Do tego doliczyć trzeba czas potrzebny na założenie konta bankowego, zorganizowanie systemu fakturowania, czy podstawowe działania marketingowe, jak strona internetowa. Najbardziej czasochłonne etapy to zazwyczaj: wybór PKD nowej firmy, ustalenie formy opodatkowania, rejestracja działalności w CEIDG, wizyta w ZUSie, kontakt z Urzędem Skarbowym. Do tego dochodzą zazwyczaj comiesięczne spotkania z księgowością, ale to już inna historia…

Firma parasolowa

W tym wypadku proces ustanawiania firmy i rozpoczęcie działalności trwa kilka dni. Należy zarejestrować się na stronie, dostarczyć dokumenty, przeczytać i zaakceptować warunki współpracy. Działalność można rozpocząć niemal natychmiast, a kwestiami księgowości, czy administracji zajmie się firma.

Która opcja odpowiada mi najbardziej?

Podsumowując naszą analizę, oczywiste jest, że wybór optymalnego rozwiązania zelży przede wszystkim od osobistych potrzeb i preferencji danej osoby, znajdującej się w konkretnym momencie freelancerskiej kariery. 

Ci, którzy planują działalność freelancerską w nieograniczonych horyzontach czasowych, którzy mają doświadczenie, jeśli chodzi o prowadzenie administracji i księgowości firmy, lub nie boją się tego rodzaju wyzwań, być może zdecydują się na jednoosobową działalność gospodarczą w najczystszej postaci. 

Osoby, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z freelancingiem i nie chcą na razie otwierać własnej firmy, wybiorą prawdopodobnie umowę cywilnoprawną, czyli choćby umowę o dzieło. 

Rozwiązanie pomiędzy to inkubatory przedsiębiorczości lub firmy parasolowe. Wybiorą je wszyscy, którzy chcą uniknąć zawiłości związanych z tworzeniem i zarządzaniem firmą lub spółką, a jednocześnie nie potrzebują wsparcia lub bezpieczeństwa oferowanych w ramach tradycyjnego zatrudnienia. 

Ważne, aby pamiętać, że żadna z tych opcji nie jest decyzją podejmowaną na zawsze i jeśli decyzja nie jest jasna i klarowna, nic nie szkodzi na przeszkodzie, aby eksperymentować. Biznes, zwłaszcza ten w wariancie freelancing to osobiste wyzwanie i doświadczenie, które każdy freelancer projektuje na własną miarę, tu i teraz.

Poznaj zalety firmy zarządzającej dla freelancerów