Come gestire più clienti come freelance IT: Guida completa

Gestire in contemporanea più clienti da freelance può essere, al contempo, esaltante ed impegnativo. In qualità di libero professionista IT, Tech o Digital, sei libero di intraprendere incarichi diversi, ma destreggiarsi efficacemente tra di essi può rappresentare una sfida complessa da portare a termine. Dal mantenimento della comunicazione chiara con i clienti all’organizzazione tra scadenze concomitanti, risulta essenziale trovare il giusto equilibrio. Inoltre, doversi occupare di attività amministrative come quelle contabili e amministrative può rubare tempo prezioso a quello che è il tuo core business.

Al tempo stesso, acquisire nuovi clienti è fondamentale sia per l’espansione della tua attività che per la tua crescita professionale. Innanzitutto, come fare per raggiungere e poi convincere il tuo pubblico target? E successivamente, come far fronte a un carico di lavoro crescente? Una migliore organizzazione del tuo tempo e attività è la chiave di volta per gestire più progetti contemporaneamente e risparmiare tempo prezioso. Vediamo come!

Come trovare clienti da freelance: strategie e consigli

Un consulente IT freelance, essendo chiamato a procurarsi continuamente dei progetti, è anche una sorta di “marketing manager” di se stesso. Tale mansione non risulta facile a tutti, semplicemente perché non rientra direttamente nella propria sfera di competenze. Di seguito alcuni consigli utili per aumentare la propria visibilità, credibilità e acquisire nuovi clienti.

Crea il tuo sito web e il tuo portfolio

Una presenza sul web è assolutamente indispensabile per ogni lavoratore autonomo, e soprattutto per i consulenti informatici. Si tratta, per la maggior parte dei casi, della prima impressione che il cliente ha della tua attività, che gli consente di valutare la serietà e professionalità del tuo lavoro. E’ importante non solo che il sito sia graficamente accattivante e convincente nei contenuti, ma anche che contenga riferimenti dettagliati a progetti precedentemente svolte. Includere un portfolio di progetti realizzati è un’ottima idea per mostrare al potenziale cliente come altre aziende hanno tratto vantaggio dalle tue competenze. 

Se lo ritieni opportuno, puoi valutare la possibilità di aggiungere recensioni e testimonianze da parte delle aziende più conosciute per cui hai portato a termine dei progetti. Non dimenticare di considerare la dimensione SEO (Search Engine Optimisation) nella redazione dei tuoi contenuti, ovvero di includere parole chiave pertinenti alla tua attività di consulente informatico, senza che queste ultime siano un intralcio alla fluidità e comprensione del testo. Trova qui tutti i consigli per l’ottimizzazione SEO del tuo sito, redatti e aggiornati da Google. 

Per la creazione del tuo sito web puoi utilizzare tu stesso piattaforme di CMS (Content Management System) open source, come WordPress, Drupal oppure Wix, o affidarti a un freelance specializzato nella creazione di siti web.  

Promuovi la tua attività grazie ai social media

Una volta realizzata la tua “vetrina sul web”, puoi promuoverla grazie al social network. Per i consulenti informatici, il sito di riferimento è LinkedIn, la rete sociale per gli scambi relativi alla sfera professionale. Puoi utilizzare diverse funzionalità per raggiungere nuovi clienti su LinkedIn:

• Creare la  pagina della tua attività, pubblicare post con informazioni interessanti e d’attualità, organizzare eventi virtuali;
• Eventualmente, sponsorizzare tali contenuti tramite Linkedin Campaign Manager per raggiungere il tuo pubblico target (LinkedIn offre gratuitamente corsi in inglese a questa pagina);
• Trovare potenziali clienti e comunicare con loro tramite messaggi InMail;
• Eventualmente utilizzare programmi automatici come LinkedIn Helper per inviare automaticamente e secondo un workflow definito inviti, messaggi e altre azioni a una lista di persone che puoi importare direttamente da LinkedIn.

Considera attività di networking

Creare una solida rete di contatti con altri lavoratori nel tuo settore è di fondamentale importanza per accrescere la tua visibilità e ottenere nuovi progetti. A seconda del tuo settore di specializzazione, la partecipazione ad eventi live o a distanza, preferibilmente specifici al tuo ambito di competenza, ti consentirà di espandere le tue conoscenze ma anche i tuoi contatti. Conoscere e ottenere la fiducia di altri freelance significa potenzialmente essere chiamati a collaborare con loro qualora si dovesse presentare un progetto più impegnativo o che richiede competenze che tu possiedi.  

Utilizza i portali di lavoro per freelance

Promuovere la tua attività sui portali di lavoro freelance come Freelancer o Fiverr è un’ottima strategia per acquisire nuovi clienti, che potrai eventualmente continuare ad accompagnare indipendente dalla piattaforma. Anche se spesso ci sono costi di acquisizione richiesti dalla piattaforma stessa, si tratta di una strategia indispensabile soprattutto se stai iniziando la tua attività di consulente informatico. Troverai una lista esaustiva delle principali piattaforme e vari consigli per ottimizzare il tuo profilo in questo articolo.

Come gestire più efficacemente un maggior numero di clienti?

Utilizza un software di project management

Utilizzare un software di gestione progetti è fondamentale per non perdersi nelle varie missioni, avere una visione chiara delle diverse task, essere in grado di valutare propriamente le tempistiche e fornire delle deadline precise ai clienti, gestire le priorità e in definitiva ottimizzare il tempo a disposizione. 

Stilare un elenco completo di attività per ogni progetto utilizzando un software di project management è il primo passo per gestire in modo efficiente più clienti. Inizia elencando tutti i compiti associati a ciascun progetto e assicurati che nulla venga trascurato; un elenco chiaro e conciso consente di avere una rappresentazione visiva del carico di lavoro. Ricordati di dedicare 5 minuti al giorno alla creazione e all’aggiornamento di questo elenco. 

Se possibile puoi anche assegnare a ciascuna task un numero di minuti o ore previsti per la conclusione delle stesse, ordinandole per priorità. Potrai, in questo modo, organizzare meglio la tua giornata ed eventualmente comunicare ciò che può essere realisticamente consegnato o approvato. Che si tratti di strumenti digitali o delle tradizionali “carta e penna”, aggiorna regolarmente l’elenco dei compiti quando si presentano nuovi incarichi o cambiamenti relativi a quelli esistenti.

Gestione delle priorità

La gestione di diversi incarichi, scadenze e aspettative dei clienti richiede un alto livello di organizzazione e un’efficace gestione delle priorità. Individuare i compiti più urgenti e stabilirne la priorità è essenziale.

Tale gestione è resa molto più facile dall’utilizzo di software di project management, che consentono di disporre di una visione d’insieme delle varie task e del tempo necessario per svolgerle, in modo da poter facilmente identificare un ordine di priorità.

Inoltre, uno strumento utile per definire facilmente quali sono le tue priorità è la cosiddetta “Matrice di Eisenhower”. In questa “matrice”, le attività si definiscono secondo due criteri: urgenti/non urgenti (ad esempio, deadline che si avvicinano), e importanti/non importanti (in base ai tuoi obiettivi a lungo termine). Utilizzando questa matrice, è semplice individuare le attività da svolgere subito, ovvero quelle urgenti e importanti, e quelle da svolgere in un secondo tempo, ovvero quelle importanti ma non urgenti. 

Gestione del tempo efficace

Una gestione del tempo efficace è la chiave del successo quando si tratta di gestire più progetti come libero professionista. Con una miriade di compiti e scadenze che si contendono la tua attenzione, rimanere organizzati e concentrati diventa fondamentale. Esistono alcune strategie e tecniche essenziali che possono sicuramente aiutarti a padroneggiare la gestione del tempo, aumentare la produttività e vincere le sfide che derivano dalla simultaneità tra incarichi. Vediamole insieme.

Utilizza la tecnica del “Pomodoro”

Una tecnica efficace di gestione del tempo, nata negli anni Novanta e diventata popolare tra i freelance, è quella del Pomodoro. Questo metodo consiste nel suddividere il lavoro in intervalli brevi e mirati, chiamati “Pomodori”, della durata di circa 25 minuti, seguiti da una breve pausa di 5 minuti. Dopo aver completato alcuni “Pomodori” è possibile godere di una pausa più lunga. Si può utilizzare un tracker (ad esempio un semplice timer da smartphone) per tenere traccia dei tempi. Nonostante questa tecnica, a causa del suo estremo rigore, non sia adatta a tutti, essa può agevolare i consulenti a stabilire un ritmo di lavoro proficuo e ad aumentare la produttività.

Evita le distrazioni

Anche se sembra ovvio, in un mondo pieno di distrazioni, rimanere concentrati sui propri compiti è fondamentale per lavorare contemporaneamente su più progetti. Se sei in azienda potresti optare, nei momenti più impegnativi, per un ufficio tranquillo. Da remoto, invece, potresti isolare i tuoi dispositivi disattivando le notifiche dei social media, gli avvisi della posta elettronica, o allontanandoti fisicamente dagli ambienti più rumorosi. 

Non sottovalutare la difficoltà nel mettere in atto questa strategia: isolarsi per aumentare la propria produttività potrebbe essere più difficile di quanto sembri in quanto richiedere  il rispetto di una certa dose di disciplina. Riuscire a farlo, ovviamente, porta innegabili benefici a livello di produttività.

Utilizza la tecnica del task batching

Una delle tecniche più utilizzate per una gestione più efficace del tempo è quella del task batching. Essa prevede di raggruppare i compiti simili (ad esempio, leggere e rispondere alle e-mail), effettuandole tutte nello stesso lasso di tempo che è a loro dedicato. Così facendo, potrai evitare di perdere tempo e concentrazione passando continuamente da un’attività all’altra, e migliorare quindi il tuo livello di produttività.

Esternalizza le operazioni di gestione amministrativa

Il lavoro svolto dai freelance e dai consulenti indipendenti ingloba anche numerose attività amministrative (fatturazione, contabilità, solleciti, ecc.), alle quali è necessario dedicare del tempo prezioso. Un’ottima soluzione è quella di affidare lo svolgimento di questi incarichi a una società di gestione come Hightekers. Questo permette infatti non solo di evitare di svolgere compiti non direttamente pertinenti alla propria attività, ma anche di risparmiare tempo. Questo tempo extra può essere dedicato allo svolgimento di progetti supplementari, oppure a momenti di svago che restano sempre necessari per la tua serenità ed efficienza lavorativa.

Comunica chiaramente ed efficacemente con i tuoi clienti

Non da ultimo, una comunicazione chiara ed efficace con i tuoi clienti è importantissima per evitare incomprensioni a proposito della missione da svolgere. Questo ti eviterà, ad esempio, di sprecare il tuo tempo in fastidiose correzioni o aggiustamenti successivi alla deadline, che incidono anche negativamente sulla soddisfazione dei tuoi clienti. 

Un metodo utile per evitare fraintendimenti e garantire una comunicazione efficace, soprattutto in mancanza di un brief chiaro, è quello di ripetere oralmente, o ancora meglio mettere per iscritto su un documento condiviso, ciò che è stato detto durante un determinato scambio con il cliente. E’ anche importante ricordare che è meglio fare domande su punti che ti sembrano nebulosi, piuttosto che tacere per timore di dare un’impressione negativa. 

Quali software gestione progetti utilizzare?

Per i freelance del settore IT l’utilizzo di strumenti di gestione dei progetti permette di migliorare il proprio grado di organizzazione in contesti di particolare affollamento a livello di compiti e scadenze. Ecco alcuni dei più diffusi strumenti e le loro caratteristiche principali:

Trello:

• Si tratta di un framework visuale di colonne e carte progettato per organizzare in modo efficace compiti e progetti.
• Tra le funzionalità più utili: è possibile spostare le attività da un elenco all’altro, stabilire scadenze, commentare, e allegare file.
• Le carte possono essere condivise e le diverse task assegnate a differenti membri.

Asana:

• Asana è un software gestione progetti che consente di creare compiti, impostare date di scadenza e assegnarle ai membri del team.
• E’ possibile Si connettere Asana con altri strumenti, come ad esempio Slack, Outlook, Zoom, Salesforce… per una gestione integrata dei progetti.

Monday.com:

• Gestisci progetti in maniera flessibile e intuitiva con flussi di lavoro personalizzati.
• Imposta automazioni e collabora con i membri del team.
• Visualizza i progressi utilizzando grafici e diagrammi per monitorare l’avanzamento del progetto.

Basecamp:

• Basecamp è un software gestione progetti che consente di creare spazi virtuali di condivisione delle diverse informazioni relative a una determinata missione.
• Consente una comunicazione e collaborazione efficace tra le varie persone del team.
• Permette di allegare documenti, inviare messaggi, creare delle to do list assegnando le deadline alle diverse fasi del progetto, ecc.

Esistono molti altri strumenti simili consigliati in base alle diverse esigenze di business; eccone alcuni.

Quali altri strumenti utilizzare per gestire un maggior numero di clienti?

Per gestire in maniera ottimale più clienti, oltre ai software gestione progetti, esistono diverse soluzioni pratiche, gratuite e semplici da usare per risparmiare tempo e rendere più fluido il tuo workflow. Eccone di seguito alcuni:

• I software di videochiamata come Zoom o Skype sono ottimi per discutere efficacemente con i clienti, inviare documenti e messaggi, e in genere per comunicare meglio grazie alla funzione condivisione schermo.
• Per la fatturazione, Invoice Ninja e Zoho Invoice sono pratici software, gratuiti nella loro versione base, che consentono di creare rapidamente le fatture, inviarle con un click ai clienti e permettere loro di pagare facilmente tramite carta o bonifico. 
• Per una gestione ottimale del tempo, soprattutto se hai bisogno di collaborare con un team, software come Toggl Track oppure Harvest ti consentono di monitorare il tempo passato per ogni task o tipologia di task, missione o progetto, per individuare le criticità e le soluzioni per migliorare la tua produttività e quella dei tuoi collaboratori.

Un cliente soddisfatto è un cliente che resta!

Sembra ovvio specificarlo, ma un modo semplice per accrescere il numero di clienti è quello di conservare quelli per i quali si ha già lavorato. Questo implica in particolare il rispetto delle deadline concordate, fornire un lavoro di alta qualità, rendersi sempre disponibile durante e dopo la missione per eventuali domande o correzioni, e in generale promuovere una comunicazione efficace e produttiva. 

La comprensione dei bisogni del cliente è anch’essa una skill fondamentale: il sapersi mettere “nei loro panni”, per individuare o anticipare le loro necessità, e in generale costituire un consulente valido nel proprio ambito di competenza, che apporti realmente un valore aggiunto.

Evita il sovraccarico di impegni

Le strategie definite precedentemente sono di certo utili a ottimizzare il proprio tempo, e gestire meglio un numero di clienti più elevato. E’ importante tuttavia ricordare che un buon equilibrio tra vita personale e vita professionale è fondamentale per vivere serenamente le due sfere della vita. Mantenersi attivi, dedicare del tempo alle proprie passioni o ai propri cari sono alcuni dei suggerimenti utili per evitare delle pressioni troppo elevate e il rischio di burn out. 

Se semplicemente non si dispone di tempo sufficiente per una determinata missione, è preferibile declinare l’offerta oppure suggerire un collega, per evitare sia preoccupazioni inutili che un lavoro svolto male. Una buona abitudine è anche quella di ricordarsi di prendere delle pause regolarmente (il metodo “Pomodoro” sopra illustrato può essere una buona tecnica). Soprattutto per il lavoro del consulente IT che richiede tempi prolungati seduti alla scrivania e davanti allo schermo, impegnarsi a muoversi regolarmente è una sana abitudine di vita nonché una strategia per migliorare la propria produttività. 

Altri consigli utili per ottimizzare il tuo tempo

Dedica tempo e risorse all’apprendimento continuo

Investire nell’apprendimento continuo è un’ottima strategia per restare al passo con le nuove conoscenze, migliorare la qualità delle tue prestazioni e ottimizzare le tue tariffe. La crescita professionale è anche fondamentale per il benessere lavorativo: padroneggiare nuovi linguaggi e strumenti oppure migliorare alcune delle tue competenze sarà di certo benefico anche a livello personale. 

Allinea le tue tariffe alla tua esperienza

Man mano che accumuli esperienze e competenze, il tuo valore sul mercato del lavoro diventa inevitabilmente più elevato. E’ importante perciò aggiornare regolarmente le tue tariffe rispetto alle nuove competenze acquisite grazie all’esperienza e/o a percorsi di formazione. Pensa anche a come gestire nel miglior modo possibile la fase di negoziazione della prestazione, particolarmente delicata e importante. Puoi anche prendere in considerazione la possibilità di affidarti a un partner esterno, come Hightekers, per assicurarti una tariffa giornaliera ottimale.

Considera la possibilità di esternalizzare le attività amministrative

Con un numero limitato di ore lavorative al giorno gestire più progetti e al tempo stesso occuparsi della propria attività e di numerosi obblighi amministrativi può rivelarsi impegnativo. Per questo motivo, l’esternalizzazione di tali mansioni è fondamentale quando si gestiscono più progetti in contemporanea In questo caso le attività amministrative vengono gestite in modo più efficiente e accurato da professionisti in grado di assolvere agli obblighi amministrativi in maniera competente. Avendo più tempo per i tuoi progetti potrai aumentare il tempo a disposizione per lavorare, concentrandoti su ciò che sai fare meglio.

Come Hightekers può aiutarti a gestire meglio un maggior numero di clienti

Il servizio di gestione delle attività Hightekers è la scelta perfetta per i liberi professionisti e i consulenti IT indipendenti che non hanno abbastanza tempo o competenze per affrontare tutta l’attività amministrativa extra, sia che si lavori in Italia sia che lo si faccia all’estero.

I consulenti freelance sono infatti costantemente chiamati a realizzare compiti relativi all’ambito amministrativo, alla fatturazione e alla contabilità. Hightekers si occupa di queste attività permettendoti di concentrarti sul tuo core business e sui tuoi progetti, senza preoccuparti delle responsabilità amministrative. Ciò snellisce il flusso di lavoro, riduce lo stress, migliora la produttività e ti consente in definitiva di gestire un maggior numero di clienti.

Grazie a Hightekers, potrai:

• Stipulare un contratto valido localmente, che ti garantisce i vantaggi di un rapporto lavorativo dipendente, senza rinunciare ai benefici di cui godono i liberi professionisti (libera scelta dei clienti e degli incarichi ecc.).
• Godere di un supporto per le questioni amministrative e contabili grazie all’assistenza di un account manager dedicato esperto in materia.
• Beneficiare di un sano equilibrio tra lavoro e vita privata gestendo più progetti con facilità. 
• Aumentare il numero di progetti e/o clienti gestibili nell’ambito della tua attività lavorativa, grazie al risparmio di tempo da dedicare ai compiti amministrativi.

Lascia che Hightekers si occupi degli aspetti amministrativi lasciandoti libero di concentrarti su ciò che sai fare meglio. Approfitta dell’esperienza e del supporto del nostro team di consulenti e spalanca le porte ad un percorso freelance più agevole e di successo.

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