Come dedurre le spese da freelancer in Italia

Autore

Marco

Specialista fiscale e tributario

In Italia, i lavoratori autonomi possono beneficiare di diverse detrazioni fiscali per ridurre il carico fiscale e massimizzare i guadagni. 

Conoscere come scaricare le spese da libero professionista è essenziale per evitare errori fiscali e ottimizzare il reddito netto. Una gestione attenta delle detrazioni consente di ridurre l’imponibile e, di conseguenza, l’importo delle imposte da pagare. Pertanto, monitorare le spese e conservarne la documentazione è importante per dimostrare la loro legittimità in caso di controlli fiscali.

Inoltre, un freelance ben informato può reinvestire i suoi risparmi per far crescere la propria attività. In quest’ottica, affidarsi a un commercialista esperto può essere una strategia vincente per sfruttare al meglio le agevolazioni fiscali disponibili.

Quali sono le spese professionali deducibili per un libero professionista?

Le spese deducibili sono quei costi sostenuti per lo svolgimento di un’attività professionale che possono essere sottratti dal reddito imponibile, riducendo così l’ammontare delle tasse da pagare. In Italia includono i costi legati all’attività professionale, come attrezzature, software, affitti, utenze, formazione e consulenze. Inoltre alcune categorie di lavoratori possono detrarre spese di viaggio, vitto e alloggio se direttamente collegate all’attività lavorativa.

È importante distinguere tra spese totalmente deducibili e spese parzialmente deducibili. Le prime possono essere sottratte integralmente dal reddito imponibile mentre le seconde sono soggette a limitazioni imposte dalla normativa fiscale. Ad esempio, le spese per vitto e alloggio sono deducibili solo fino a una certa percentuale, mentre l’acquisto di un’auto usata per lavoro può essere dedotto solo in parte.

L’Agenzia delle Entrate stabilisce alcuni principi generali per la deducibilità dei costi  della partita IVA. Queste devono essere necessarie, documentate e attinenti all’attività svolta. Inoltre, è fondamentale conservare fatture e ricevute per dimostrare la legittimità delle detrazioni in caso di controlli fiscali. 

Guida alle principali spese deducibili per freelance

I lavoratori autonomi in Italia possono dedurre diverse spese legate alla loro attività. Ecco le principali categorie di spese deducibili:

• Spese per ufficio e lavoro: affitto di uffici o spazi di coworking, utenze (elettricità, internet, telefono) e materiali di cancelleria rientrano tra le spese deducibili. Se si lavora da casa è possibile dedurre una parte delle utenze domestiche in proporzione all’uso lavorativo.
• Attrezzature e tecnologia: acquisto di strumenti di lavoro come computer, software, telefoni cellulari e stampanti. Alcuni beni durevoli possono essere soggetti ad ammortamento, con la deduzione suddivisa su più anni.
• Servizi professionali: costi per commercialisti, consulenti fiscali, avvocati e altri servizi professionali necessari alla gestione dell’attività.
• Formazione e istruzione: corsi di aggiornamento, conferenze, libri e abbonamenti a riviste professionali.
• Viaggi e trasporti: spese per viaggi di lavoro, carburante, pedaggi e trasporti pubblici utilizzati per motivi professionali sono deducibili con alcune limitazioni.
• Marketing e comunicazione: investimenti in pubblicità, creazione di siti web, campagne di marketing, biglietti da visita e gestione dei social media.
• Assicurazioni e contributi previdenziali: polizze di responsabilità professionale e contributi previdenziali obbligatori, come quelli versati all’INPS.

Condizioni e limitazioni per la deducibilità delle spese

In Italia, alcune spese deducibili per i lavoratori autonomi sono soggette a limiti percentuali imposti dalla normativa fiscale:

• Spese di rappresentanza: i pranzi di lavoro, ad esempio, sono deducibili solo al 75% entro un massimo del 2% dei ricavi annui. 
• Spese per viaggi e trasferte: deducibili al 100%, ma con limiti specifici per vitto e alloggio. 
• Acquisto di veicoli utilizzati per l’attività professionale: deducibile solo al 20%, con un tetto massimo di 18.075,99€.

Per beneficiare delle detrazioni, è fondamentale conservare ricevute e fatture per almeno 10 anni, poiché potrebbero essere richieste in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate. 

L’IVA ha un impatto significativo sulla deducibilità delle spese. Se il freelance è soggetto a partita IVA ordinaria, può detrarre l’IVA sugli acquisti professionali, riducendo il costo effettivo. Tuttavia, chi aderisce al regime forfettario non può detrarre l’IVA sugli acquisti, poiché beneficia di un’imposta sostitutiva ridotta. 

Dichiarare correttamente le spese deducibili

La dichiarazione delle spese nella dichiarazione dei redditi è un passaggio fondamentale per i lavoratori autonomi poiché consente di ridurre il reddito imponibile e, di conseguenza, il carico fiscale. Le spese devono essere riportate correttamente nel “Modello Redditi PF” (per il regime ordinario) o nel “Modello Redditi PF con aliquota fissa” (per chi si avvale del regime forfettario). È essenziale distinguere tra spese interamente deducibili e quelle con limiti percentuali, rispettando le normative vigenti attive in base al regime ordinario o forfettario scelto.

Un commercialista può aiutare nella gestione delle deduzioni, classificando correttamente le spese e garantendo il rispetto delle normative per evitare errori o sanzioni. 

La fatturazione elettronica facilita il monitoraggio delle spese e delle entrate, garantendo una gestione più trasparente e organizzata. Questo sistema obbligatorio permette di registrare automaticamente le fatture emesse e ricevute, semplificando la contabilità e riducendo gli errori. 

Errori da evitare

Vediamo ora alcuni degli errori più comuni commessi dai liberi professionisti che decidono di assolvere autonomamente agli obblighi fiscali relativi alla propria professione:

• Deducibilità errata: solo i costi direttamente legati all’attività professionale possono essere dedotti, come affitto di uffici, software o consulenze. Tentare di dedurre spese personali, come cene con amici o viaggi non lavorativi, può portare a sanzioni in caso di controlli fiscali da parte dell’Agenzia delle Entrate. 
• Mancata conservazione della documentazione: fatture, ricevute e scontrini devono essere conservati per almeno 10 anni, poiché potrebbero essere richiesti in caso di verifica fiscale. 
• Dimenticare le scadenze fiscali:. è essenziale conoscere le date di presentazione del Modello Redditi per le Persone Fisiche e dei versamenti fiscali per evitare ritardi che possono comportare sanzioni e interessi di mora

Strumenti e servizi utili per la gestione delle spese

La gestione efficace delle spese è fondamentale per i freelance che vogliono mantenere il controllo delle proprie finanze e ottimizzare la fiscalità. L’utilizzo di software e app di contabilità semplifica il monitoraggio delle entrate e delle uscite, riducendo il rischio di errori e facilitando la dichiarazione dei redditi. Strumenti come Fatture in Cloud, Xero, QuickBooks e Zoho Books (alcuni di essi disponibili anche in prova gratuita, particolarmente utile per valutarne l’adeguatezza alle proprie necessità) permettono di registrare spese, emettere fatture elettroniche e tenere traccia della liquidità in tempo reale. Alcune applicazioni offrono anche funzionalità di scansione automatica delle ricevute, rendendo più semplice l’archiviazione della documentazione fiscale.

Affidarsi a servizi di gestione dell’attività freelance, come Hightekers, è un’ottima soluzione per i liberi professionisti che vogliono snellire i processi amministrativi. Hightekers offre supporto completo ai freelance nella gestione delle proprie finanze, fornendo un contratto di lavoro permanente con pagamenti regolari, garantendo il rispetto delle leggi vigenti per tutte le attività prese direttamente in carico. Inoltre, si occupa della gestione delle dichiarazioni fiscali e previdenziali, riducendo il rischio di errori e sanzioni.

L’unione di strumenti digitali per la contabilità e il supporto di consulenti esperti permette ai freelance di concentrarsi sulla propria attività senza preoccuparsi degli aspetti burocratici. In questo modo, è possibile ottimizzare la gestione fiscale, massimizzare le detrazioni e garantire la conformità con le normative vigenti.

Ottimizza la tua fiscalità con il supporto giusto

Gestire le tasse da freelance può essere complesso, ma con il giusto supporto puoi ottimizzare il carico fiscale e concentrarti sulla tua attività. Affidarsi a professionisti esperti è la chiave per sfruttare al meglio le detrazioni disponibili, evitare errori e garantire la conformità con le normative italiane. 

Con Hightekers, hai la possibilità di semplificare l’intero processo amministrativo e restare padrone delle tue scelte in ambito lavorativo, continuando a scegliere i progetti per i quali desideri lavorare. Ti aiutiamo a tenere in regola la tua contabilità, ottimizzando le spese deducibili e facilitando le pratiche fiscali.

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Autore

Marco

Specialista fiscale e tributario

Marco è un consulente fiscale che si dedica ad aiutare i professionisti e freelance, italiani e stranieri, ad orientarsi tra le complesse normative fiscali italiane. Grazie alla sua profonda conoscenza in materia di diritto fiscale italiano, normative sull'IVA e mobilità internazionale, Marco assiste i suoi clienti affinché questi possano concentrarsi sulle loro attività professionali senza il peso degli adempimenti fiscali. Con sede a Firenze, Marco ama cucinare piatti tradizionali italiani e assistere a concerti jazz locali.