Freelance : comment éviter les impayés auprès des clients ?

Auteur

Camille

Coach Freelance & Mobilité Internationale

Contrairement au salariat, développer sa carrière en freelance nécessite de multiples casquettes pour décrocher de nouvelles missions et parfois même gérer plusieurs projets en même temps. Par exemple, il est essentiel de savoir gérer sa facturation, ses relances et sa trésorerie pour diriger son activité de manière efficace.

En effet, il est crucial d’être payé à temps pour le travail accompli afin de maintenir la stabilité de votre entreprise et de votre vie personnelle, sans trop d’imprévus.

Dans cet article, nous vous partagerons des conseils essentiels pour maîtriser vos contrats et votre facturation, afin de garantir des paiements réguliers auprès de vos clients en freelance.

Nous verrons aussi comment Hightekers peut aider les freelances à mieux gérer leurs paiements et leur trésorerie, afin de leur permettre de se concentrer sur leur activité tout en évitant de devoir s’occuper des relations clients. 

Rédiger un contrat de prestation freelance clair et détaillé

En freelance, rédiger un contrat clair et bien défini avec chaque client est la base d’une collaboration réussie.

Un contrat bien rédigé et détaillé permet à toutes les parties de comprendre les attentes mutuelles et les responsabilités de chacun. Il doit aussi préciser votre TJM (Taux Journalier Moyen), les modalités de paiement, ainsi que le calendrier des paiements.

Selon l’ampleur de la mission, il peut être utile d’inclure des étapes de projet dans votre contrat (avec un pourcentage de paiement à chaque étape atteinte). Cela permet non seulement de mieux répartir la charge de travail de votre côté, mais aussi d’assurer un flux de trésorerie plus régulier. Cela peut être simplement un paiement mensuel forfaitaire.

Enfin, il est important de prévoir une procédure en cas de litige, notamment des pénalités de retard. Si des problèmes surviennent, votre contrat servira de référence pour les résoudre sans nuire à vos relations professionnelles. Enfin, n’oubliez pas de renseigner de quel droit votre contrat relève surtout pour des clients internationaux.

Une rédaction bien pensée peut donc vous permettre de mieux négocier votre contrat tout en protégeant vos intérêts ainsi que ceux de votre client. Pour vous, cela signifie moins de stress lié aux malentendus ou aux retards de paiement, et davantage de sécurité quant à votre mission.

Bien facturer en freelance : conseils et bonnes pratiques

Savoir créer des factures claires et professionnelles est un indispensable pour tout freelance. Voici les bases d’une facturation efficace : 

Les informations essentielles

Vos factures doivent inclure :

• Le nom et les coordonnées de votre entreprise
• Les coordonnées du client
• Un numéro de facture unique
• Une liste détaillée des missions réalisées
• Le coût de chaque mission et le montant total dû
• Le montant de la TVA selon la législation en vigueur (extra/intra communautaire, etc)

Les factures doivent également préciser toutes les modalités de paiement, y compris votre mode de paiement privilégié et la date d’échéance, pour éviter tout litige ultérieur.

Facturation immédiate

Envoyer vos factures dès la fin d’un projet ou en fin de mois permet de rappeler au client ses obligations de paiement lors d’un projet en cours ou fraichement terminé. De votre côté, cela vous permet aussi de mieux gérer votre administratif et d’éviter les oublis de paiement.

Une facturation rapide et efficace vous aide donc à mieux gérer votre trésorerie et vous permet de vous concentrer sur vos prochains projets tout en maîtrisant vos finances.

Relances clients

Bien qu’une facturation rapide soit cruciale, elle ne garantit malheureusement pas toujours un paiement rapide et dans les temps.C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à relancer les clients quand la date limite est dépassée. Les relances peuvent réduire les retards tout en maintenant une communication ouverte, afin d’éviter les litiges.

En général, il est conseillé d’envoyer une première relance deux à trois jours après la date limite de paiement. Ce laps de temps permet d’écarter la possibilité d’un oubli ou d’un léger retard de traitement du côté client. Souvent, un simple rappel suffit pour débloquer la situation. Si ce n’est pas le cas, il faudra probablement envoyer quelques relances supplémentaires.

Nous aborderons plus en détail la gestion des retards de paiement plus loin dans l’article.

Modalités et échéances de paiement

Il est nécessaire de fixer des modalités de paiement raisonnables afin d’instaurer une relation positive avec vos clients. En définissant clairement les attentes et les échéances, vous protégez vos intérêts et minimisez ainsi les risques de litige.

Les échéances de paiement classiques varient entre 15 et 60 jours, selon l’ampleur du projet et la politique du client. Nous vous recommandons de négocier des conditions adaptées à votre rythme de travail et à vos besoins de trésorerie.

Il est également important de bien choisir votre mode de paiement. Attention aux frais en cas de virement bancaire international (mode de paiement le plus courant) ou de paiements par carte de crédit.

La méthode de paiement que vous choisirez doit concilier praticité, coût et sécurité, en fonction des besoins de votre activité et de vos clients.

Comment gérer les retards de paiement en freelance ?

Il peut être complexe de gérer les retards de paiement avec un client tout en maintenant une bonne relation. Il vous faudra allier professionnalisme et persévérance, tout en restant cordial. Il est essentiel de traiter les retards rapidement et avec tact pour maintenir une bonne relation client-freelance, tout en garantissant que vous soyez payé.

Rappel courtois

Comme évoqué, la première étape consiste à envoyer un premier rappel poli et cordial. Vous pouvez envoyer un email demandant une mise à jour sur l’état du paiement, avec le numéro de facture et la date d’échéance. Ce rappel est en général suffisant, mais s’il ne l’est pas, n’hésitez pas à le faire suivre d’un second rappel, doublé d’un appel téléphonique afin de maximiser vos chances.

Pénalités de retard

Si toutefois les rappels restent sans réponse, il convient alors de vous référer au contrat rédigé au début du partenariat. Il est important de rappeler au client l’application des pénalités prévues en cas de retard et les conditions convenues. Attention tout de même à rester flexible sur ce point, afin de préserver la relation avec votre (ancien) client. Dans certaines situations, il se peut qu’il rencontre un souci informatique ou des congés en internes, ralentissant certains process. 

Procédures d’escalade

Si tous ces rappels restent sans réponse, il est temps de passer à une action plus formelle : envoi d’une lettre de mise en demeure ou recours à un médiateur. L’action légale ne doit être envisagée qu’en dernier recours.

Heureusement, ces mesures sont rarement nécessaires. Toutefois, prévoir une stratégie solide permet d’être préparé si la situation se présente.

Dans la plupart des cas, une communication régulière, associée à un ton ferme mais respectueux, renforce votre position et augmente les chances d’une résolution rapide et efficace. 

Méthodes de paiement alternatives

Pour éviter d’en arriver à de telles situations, il existe des alternatives aux virements bancaires classiques qui peuvent sécuriser les paiements entre un freelance et son client et réduire le risque de retard. Ce types de solutions peuvent rassurer les consultants indépendants, surtout quand ils se lancent. 

Voici deux options populaires à envisager :

Faire appel à un  tiers de confiance

Certains sites (comme escrow.com pour les paiements internationaux)  agissent comme un tiers de confiance qui sécurisent les fonds jusqu’à ce que le client et le freelance soient en accord, permettant ainsi de vous protéger contre les retards de paiement. Ces tiers de confiance sont particulièrement utiles pour les projets de grande ampleur nécessitant des paiements réguliers.

• Avantages : la sécurité des paiements. En tant que freelance, vous pouvez commencer votre mission en sachant que les paiements sont pré-enregistrés et disponibles lorsque vous aurez terminé chaque étape du projet. Il existe aussi un service de gestion des litiges pouvant être bien utile si jamais le cas se présente.
• Inconvénients : des frais peuvent s’appliquer, ainsi qu’une gestion administrative supplémentaire, rendant cette solution moins adaptée aux petites missions.

Plateformes de paiement en ligne

Des services comme PayPal, Stripe ou Wero  permettent des paiements rapides et facilités, notamment pour les transactions internationales nécessitant une conversion de devises.

• Avantages : ces plateformes sont faciles d’utilisation, il suffit souvent d’un email pour effectuer un paiement, et les transactions sont rapides et sécurisées.
• Inconvénients : des frais de transaction sont souvent appliqués, et des restrictions géographiques peuvent exister dans certains cas.

Comme toujours, le choix de la méthode de paiement dépend de la nature de votre projet et de vos besoins en termes de sécurité et de coûts.

L’utilisation de plateformes de freelances

Si jamais vous voulez sécuriser un paiement, vous pouvez toujours passer par une plateforme de mise en relation entre freelances et entreprises, comme Malt, Upwork ou Codeur. Ces plateformes ont l’avantage de pré-enregistrer les paiements des clients, qui seront payés à chaque étape (milestones) du projet ou à sa validation finale.

Attention tout de même, les frais prélevés par ces plateformes sont souvent importants, et il est conseillé d’utiliser ces plateformes uniquement en dernier recours, ou lors d’un première mission avec un client.

Construire une relation solide avec les clients

Malgré tout, le plus simple reste d’entretenir de bonnes relations de confiance avec vos clients.  Prenez le temps de comprendre les besoins de vos clients, délivrez un travail de qualité dans le temps imparti et communiquez de façon régulière et respectueuse. C’est en appliquant ces principes de base que vous réussirez à construire une relation de confiance avec vos clients, et ainsi garantir des paiements fiables. 

En effet, une relation de confiance incite les clients à honorer leurs engagements de paiement rapidement. Un client satisfait est plus enclin à respecter les accords de paiement.

Hightekers : vos paiements sécurisés chaque mois

En développant votre activité freelance, vous profiterez d’une grande liberté mais vous ferez aussi face à de nombreux challenges, notamment financiers. En effet, l’une des principales préoccupations d’un freelance est de s’assurer un revenu régulier et mensuel  ainsi qu’un flux de trésorerie constant.

En collaborant avec une société de gestion comme Hightekers, vous n’avez plus à vous soucier de la facturation ni des paiements de vos clients, notre équipe s’occupe de tout pour vous, éliminant le stress lié aux retards ou aux litiges.

Et ce n’est pas tout. Que vous travailliez avec des clients nationaux ou internationaux, Hightekers vous accompagne à chaque étape de votre activité freelance pour vous simplifier le quotidien et vous éviter toute charge mentale administrative :  

Vos paiements garantis :

Vous êtes payé chaque mois par Hightekers, nous nous chargeons de récolter les paiements auprès de vos clients. 

Facturation internationale  :

On s’occupe  de vos factures en Suisse ou internationales, simplifiant ainsi les transactions à tous les niveaux.

Réduction de la charge administrative :

Hightekers gère tout l’administratif de votre activité pour vous permettre de vous concentrer sur vos projets et la relation avec vos clients

Avantages Sociaux :

Avec Hightekers, vous profitez des avantages d’un emploi salarié tout en étant freelance, comme les cotisations sociales, la retraite et l’assurance santé.

Flexibilité :

Travaillez où et quand vous le souhaitez, sans contraintes, avec l’immense liberté de pouvoir choisir vos projets et clients.

Accompagnement dédié :

Vous profitez d’un gestionnaire de compte dédié pour répondre à toutes vos questions et vous aider avec toutes les questions que vous pourriez rencontrer en tant qu’indépendant.

Réseau de freelance international :

Rejoindre la communauté Hightekers, c’est accéder à un réseau international de freelances, avoir accès à des ressources uniques de développement professionnel, mais aussi profiter d’opportunités exclusives de missions auprès de clients prestigieux grâce au partage des autres consultants au sein de la communauté.

Conclusion

Vous l’aurez compris, pour réussir en freelance, il vous faut d’abord entretenir de bonnes relations avec vos clients et éviter tout retard de paiement. Mais l’aspect administratif lié à la facturation et aux paiements est rarement une partie de plaisir, au point d’être parfois mis de côté par certains freelances. Car il ne suffit pas d’être bon dans ce que l’on fait, il faut aussi savoir gérer l’administratif et l’aspect financier pour réussir. 

Des contrats bien rédigés et une facturation efficace permettent de maintenir une trésorerie stable, tout en gardant une bonne relation avec vos clients. En restant en contact régulier avec eux, vous pourrez ainsi éviter les litiges et protéger vos revenus.

Une autre solution est d’opter pour des méthodes de paiement ou des plateformes tierces alternatives pour simplifier et sécuriser les transactions tout en réduisant  les risques de retards. 

Malgré toutes ces solutions et protections, le plus simple reste de faire appel à une société de gestion d’activité comme Hightekers, qui s’occupera de tout l’administratif à votre place, de la contractualisation aux paiements, en passant par la facturation auprès de vos clients. Ainsi, vous améliorez votre quotidien et vous boostez votre activité en vous concentrant sur l’essentiel : vos missions. Nous nous occupons de tout le reste pour vous adieu charge mentale et bonjour la tranquillité d’esprit.

Sécurisez vos paiements freelance avec Hightekers

Auteur

Camille

Coach Freelance & Mobilité Internationale

Camille, spécialiste du freelancing, accompagne les indépendants qui cherchent à développer leur activité en France ou à l'étranger. Basée dans la charmante ville de Lyon, elle utilise son expertise de la législation française et internationale pour mettre en relation les consultants qualifiés dans de nombreux domaines. Lorsqu'elle ne travaille pas, Camille est passionnée de randonnée dans les Alpes françaises et aime découvrir les librairies cachées dans les villes qu’elle visite.