Impuestos y obligaciones fiscales para freelancers en España

Estás pensando en emprender en España o comenzar tu labor o proyecto como trabajador freelance. Tienes talento, una buena idea, disciplina e incluso ya tienes algún que otro cliente potencial dispuesto a trabajar contigo. Sin embargo, aún no tienes claro cuáles son tus obligaciones fiscales y los impuestos que debes afrontar como profesional autónomo.

Este suele ser uno de los principales frenos a la hora de lanzarse en el universo freelance, pues no son pocos los trámites a realizar y factores a tener en cuenta además de las multas y sobrecostos que podrían conllevar los descuidos o errores cometidos en el proceso.

Por eso, en esta guía vamos a dar respuesta a todos tus interrogantes para que empieces a disfrutar de todas las ventajas de ser freelancer y no te olvides de nada.

¿Qué es el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)?

Antes de empezar a ver los diferentes pasos a seguir, es importante aclarar algunos conceptos básicos. 

En España, toda persona que reciba una renta o ganancia ha de pagar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Este impuesto es directo, personal y progresivo. Es decir, tienes que pagarlo tú personalmente teniendo en cuenta tu situación personal, edad, familiar. Además, es de carácter progresivo: cuanto más ganes, más pagarás, siguiendo los principios básicos estipulados en la Constitución Española.

Como freelancer, lo más habitual es que seas un profesional autónomo, así que tienes la obligación de pagar este impuesto mediante una retención aplicada en las facturas, siempre y cuando el cliente sea otra empresa o autónomo y la transacción tenga lugar en territorio español.

 ¿Qué es el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)?

El IVA es diferente del IRPF, ya que no es un impuesto directo, sino indirecto. Es decir, tiene un carácter neutral para las empresas y los autónomos al no suponer para ellos ni un gasto ni un ingreso.

¿Cómo es esto posible? Porque el que paga el IVA siempre es el consumidor o el comprador final. Al comprar una docena de huevos, el IVA lo paga el consumidor, no el supermercado, ni el productor ni el repartidor.

No obstante, en el caso de los autónomos, tú serás quien emita la factura a una empresa o cliente final, y en ella deberás recaudar el IVA para pagarlo a Hacienda.

¿Qué es el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)?

Antes de empezar a trabajar como autónomo, deberás darte de alta en la Seguridad Social. A diferencia de los trabajadores por cuenta ajena, donde es el empleador o empresa la que se encarga de llevar a cabo este trámite, como freelancer serás tú mismo quien deba darse de alta en el RETA.

El RETA es el régimen de la Seguridad Social en el que deben de estar dadas de alta todas aquellas personas que realicen de forma habitual, personal y directa una o varias actividades económicas a título lucrativo, y siempre que el desempeño de esas actividades no esté sujeto a un contrato de trabajo por ninguna empresa.

Salvo en casos excepcionales, que requerirían asesoramiento particular, debes estar dado de alta como trabajador autónomo para poder emitir facturas, aplicar retenciones y, en definitiva, cobrar por tu trabajo.

Obligaciones fiscales de los autónomos

Antes de comenzar como freelancer IT, independientemente de la actividad que vayas a realizar, es necesario darte de alta de forma simultánea tanto en Hacienda, donde deberás presentar una declaración censal (modelos 036 o 037) para comunicar que vas a comenzar una actividad económica, como en la Seguridad Social, donde tendrás que cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE), en caso de presentación telemática, o el modelo TA0521, en caso de alta presencial para formalizar tu registro en el RETA.

Ambas fechas han de coincidir para evitar investigaciones o multas, ya que no puedes iniciar una actividad económica como trabajador autónomo sin darte de alta en la Seguridad Social, ni tampoco tiene sentido darse de alta en la Seguridad Social como autónomo sin haber iniciado actividad económica alguna.

Si lo prefieres, también puedes darte de alta de forma anticipada y gestionarlo en días diferentes. Por ejemplo, puedes pedir que te den de alta el primer día del mes siguiente en ambos organismos.

Una vez hecho esto, ya puedes empezar a trabajar como freelancer y emitir facturas por las que cobrar, por fin, por tu trabajo.

Declarar el IRPF

¿Factura? Sí, al ser un trabajador independiente la empresa no te abonará un salario mensualmente, sino que tú le dirás cuánto le cuesta tu trabajo de la misma forma que el peluquero te dice cuánto te cuesta cortarte el pelo.

Ahora bien, al importe que vayas a cobrar, deberás aplicar un porcentaje de retención del IRPF que abonará el pagador. Esta retención la has de dejar estipulada en la factura y estará supeditada al porcentaje de retención del IRPF que, en 2024, es del 15% (o del 7% para los nuevos autónomos).

En cualquier caso, encontrarás el tipo de retención a practicar especificado en el modelo elegido para darse de alta en Hacienda (modelo 036 o modelo 037).

Pagar el IVA

Además de aplicar la retención del IRPF para autónomos, deberás recaudar el IVA para, posteriormente, ingresarlo a Hacienda de forma trimestral. En resumen, eres un intermediario: tu cliente te abonará el IVA correspondiente en tu factura y tú serás el encargado de transferirlo a Hacienda.

Casi sin excepción, todo profesional freelancer IT deberá aplicar un IVA del 21%, que es el porcentaje con el que están gravadas este tipo de actividades como desarrollador web, programador, analista de sistemas, etc.

Ahora bien, como recaudador de IVA del Estado, también puede ser que pagues el IVA de otras empresas.

De la misma forma que un cliente te paga el 21% de IVA a tu trabajo o servicio, tú también estás pagando un 21% de IVA a la empresa que te vende su servicio, ya sea un programador al que has subcontratado una parte de tu proyecto o, simplemente, la operadora que te suministra conexión a Internet para poder trabajar.

Es decir, como autónomo has de tener en cuenta el IVA soportado, que es el que pagas a terceros, y el repercutido, que es el que recaudas de tus clientes.

Esta diferencia ha de ser declarada de forma obligatoria si estás dado de alta en un epígrafe IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas) sujeto a IVA que, en el caso de los freelancers IT, será lo habitual.

Para este propósito se emplean los modelos 303 de forma trimestral y el modelo 390 de forma anual.

Cada tres meses, y a mes vencido, según los plazos estipulados en la web de Hacienda, deberás presentar tu declaración de IVA indicando qué importe de IVA has recaudado, cuál has soportado y realizar o solicitar el pago correspondiente.

Normalmente, todo el IVA recaudado habrá de ser devuelto si eres un trabajador freelance que no necesita subcontratar servicios a otras empresas.

Sin embargo, hay gastos que puedes indicar como IVA soportado, siempre y cuando sean servicios imprescindibles para el desarrollo de tu actividad económica, como la contratación de Internet, luz, equipo informático, etc.

Pagar las cuotas del RETA

Por ser un trabajador autónomo, cotizarás a la Seguridad Social mediante el pago de una cuota mensual.

Aunque no hayas emitido ni cobrado ni una sola factura en todo el mes, si estás dado de alta en RETA, deberás pagar la cuota mensual que ronda, según rendimiento, los 300 euros.

Esta cuota varía en función de la base de cotización elegida que deberás calcular según tus rendimientos netos anuales estimados. Podrás cambiar tu base de cotización hasta 6 veces en un mismo año, pero no olvides tener en cuenta los plazos y las fechas para hacerlo.

Este pago se carga automáticamente en tu cuenta bancaria siempre que decidas pagar por domiciliación bancaria, que es la forma de pago más común y conveniente.

Es de vital importancia revisar que tengas saldo suficiente para pagar la cuota ya que un impago conlleva un recargo de al menos un 20% que va incrementándose paulatinamente y que puede acabar incluso en un embargo de cuenta si no se afronta a tiempo tras reiterados avisos.

Llevar la contabilidad

Además de tener que hacerlo por tu propio beneficio al ser tu propio jefe, llevar la contabilidad es una obligación como trabajador autónomo. Es decir, debes registrar las facturas emitidas que sustenten los ingresos que recibes, las retenciones que aplicas y el IVA que retienes o dejas de retener.

Las empresas están obligadas a llevar todos los libros de contabilidad al día con el Libro Diario, los Inventarios y las Cuentas anuales. Sin embargo, si como profesional freelance vas a contar con unos pocos clientes y no vas a tener gastos, puedes hacer una contabilidad simplificada ordenando, de forma estrictamente cronológica, todas las facturas emitidas.

Es imprescindible que las facturas reflejen el importe y el pagador, que coincidan con las facturas emitidas y con las declaraciones realizadas de IVA trimestral, anual, de retenciones a cuenta del IRPF, si las hubiese, y la declaración de la renta.

Presentar los libros de contabilidad

Otro dato importante: los libros de contabilidad han de presentarse siempre que Hacienda los requiera bajo pena de sanción y posible investigación más a fondo. Por ello, te recomendamos que los lleves siempre al día y dispongas de toda la información ordenada para poder remitirla a la mayor brevedad en caso de que así te lo soliciten.

Otras obligaciones fiscales

Aunque hayamos repasado todas las obligaciones de forma general, cada caso es diferente y requiere un estudio detallado.

Por eso es muy importante dedicar el tiempo necesario a consultar la información oficial disponible en la sede de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), la Seguridad Social, la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) y la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA).

No obstante, si no estás acostumbrado a realizar gestiones con la Tesorería de la Seguridad Social y la Agencia Tributaria ni con la aplicación del Derecho Administrativo, es más que probable que te sientas un poco intimidado y prefieras ahorrarte tiempo y esfuerzo a la hora de darte de alta como profesional freelance. 

Cuando decides lanzarte como freelancer, lo más recomendable es buscar asesoramiento y alguien de confianza que pueda gestionar tu actividad, como nuestros expertos en gestión y administración. En Hightekers ofrecemos un servicio de gestión integral para que no tengas que preocuparte de las obligaciones fiscales ni de la creación de un estatus de autónomo, sino solamente de disfrutar de la libertad de ser freelancer, pero con todas las ventajas de un contrato indefinido. Sin riesgo de errores ni sanciones.

Conclusión

Como habrás podido comprobar, no son pocos ni sencillos todos los trámites que habrás de realizar para darte de alta en autónomos y comenzar tu actividad. Esto puede parecer abrumador a muchos freelancers, sobre todo porque también tienen que trabajar, buscar clientes, formarse…

Por eso, con Hightekers los autónomos pueden olvidarse por completo de la burocracia y centrarse en su verdadero potencial. Además, siempre contarás con la tranquilidad de que todo está controlado por expertos, para que desempeñes tu actividad de forma totalmente legal.

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