Cómo facturar a clientes extranjeros desde España como freelance

Puede que a la hora de emprender o trabajar por tu propia cuenta te abrumen los trámites a llevar a cabo, pero también existe una gran ventaja: estás abierto a trabajar con todo el mundo en lugar de estar limitado a una sola empresa, puesto y labor. Por ello, no te cierres puertas pensando que trabajar para un cliente americano, chino o alemán puede ser poco conveniente desde España.

Tanto para ti como para el cliente, va a ser igual de sencillo que siempre y no hay mayor complicación al respecto; pero hay que estar preparado y saber primero cómo cerrar todos los flecos a nivel administrativo. En esta guía abordaremos uno a uno todos los pasos, desde los principales requisitos a los pequeños consejos que te van a ser de gran ayuda en el día a día.

Aspectos legales a considerar

Si estás pensando o te gustaría ser freelance en España, es necesario estar dado de alta como profesional autónomo, independientemente de dónde sean sus clientes, y cumplir con tus obligaciones.

Alta como autónomo

Para empezar a trabajar debes darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social e inscribirte en el Censo de Empresarios de la Agencia Tributaria a través del modelo 036 o modelo 037 (declaración censal simplificada).

Ambos trámites se pueden realizar de forma telemática. Desde sus sedes electrónicas podrás comunicarte con ambas instituciones o recibir las notificaciones.

Tienes más información en nuestra guía de impuestos y obligaciones fiscales para freelances en España.

Declaración del IVA

En España el cliente ha de afrontar el IVA y tú, como trabajador autónomo, declararlo trimestral y anualmente con los respectivos modelos.

Sin embargo, cuando trabajas para clientes extranjeros tanto de la Unión Europea como fuera de ella, hay varias diferencias que has de conocer.

Como tu trabajo como freelancer consiste en la prestación de servicios y no en la venta de bienes, nos centraremos en ese supuesto.

Si prestas servicios a un cliente de la Unión Europea con NIF-IVA intracomunitario no deberás incluir IVA en la factura. Solo hay que mencionar que la operación está exenta de IVA y que es inversión del sujeto pasivo, pues es el cliente el que debe pagar ese impuesto en su país. No obstante, la operación se debe declarar en las declaraciones trimestrales y anuales (modelos 303 y 390) y si hiciera falta, en el modelo 349 de operaciones intracomunitarias.

Si por el contrario tu cliente no dispone de NIF-IVA intracomunitario, es decir, es un cliente final y no una empresa, deberás aplicarle el IVA español como hace, por ejemplo, un restaurante cuando cobra a un turista sin importar de dónde provenga.

Si el cliente reside fuera de la UE no se deberá incluir IVA, pero se deben incluir estas operaciones en las declaraciones trimestrales y anuales a 0% en los modelos 303 y 390.

Facturación electrónica

Facturar de forma electrónica se está convirtiendo poco a poco en un requisito en multitud de países. ¿El motivo? Te aseguras de que todo está en orden. Tanto cliente como freelancer están tranquilos sabiendo que están cumpliendo con todos los deberes legales.

Cuanto más automatizada esté una factura menos probabilidades habrá de introducir errores humanos en cálculos o de obviar, por ejemplo, un determinado impuesto.

Además, al generar y almacenar facturas de acuerdo con las especificaciones legales requeridas, este método te permite cumplir más fácilmente con las diferentes normativas fiscales, tanto en España como en otros países. Por ejemplo, puedes tener preestablecido un modelo para clientes españoles, otro para clientes de la UE y otro para clientes fuera de la UE.

Cómo crear una factura para un cliente extranjero

Ahora que ya sabes qué aspectos legales hay que tener en cuenta, te recordamos todos los datos obligatorios que debe incluir tu factura:

1. Tus datos fiscales

Encabezando la factura deberían estar tus datos como emisor:

• Nombre y apellidos o razón social
• Número de Identificación Fiscal (NIF)
• Dirección completa
• Datos de contacto (teléfono, email)

2. Datos del cliente

• Nombre y apellidos o razón social
• Número de Identificación Fiscal (NIF) o VAT ID (si es cliente de la UE)
• Dirección completa
• Datos de contacto (teléfono, email)

3. Número de factura

Toda factura debe tener un número único y secuencial para identificar la factura de manera exclusiva. Además, la factura, por ejemplo, F-505, no puede ser anterior en fecha a la factura F-404. Puedes poner un prefijo para cada cliente, pero siempre debe haber un número que las ordene.

4. Fecha de emisión

Corresponde a la fecha en la que se emite la factura, que no tiene por qué coincidir con la fecha en que se ha hecho el trabajo, pero es importante para la declaración trimestral y anual.

5. Descripción del trabajo o servicio realizado

Hay que describir el servicio que se ha prestado, incluyendo las unidades y el total, ya sean horas trabajadas o artículos escritos, por ejemplo.

6. Precio unitario y total

Cada unidad de producto y servicio tendrá un precio bruto y un total en bruto o cantidad total antes de impuestos.

7. Tipo de IVA y porcentaje aplicado

Luego se ha de aplicar el tipo de IVA aplicable (si procede) como hemos visto anteriormente y su correspondiente porcentaje.

Las retenciones de IRPF solo se aplican si trabajas para un cliente final o empresa española, no para clientes de la Unión Europea o fuera de ella. Si facturamos a un cliente con NIF-IVA intracomunitario, lo mejor es declarar en la factura “Operación exenta de IVA según el artículo 25 de la Ley 37/1992 del IVA”, aunque no es estrictamente necesario.

8. Importe total con IVA

Por último, se suman la totalidad de los importes incluyendo el IVA, si corresponde. Ese será el importe que te abonará el empresario o cliente para el que has realizado un servicio.

9. Forma de pago y plazo

Deberás especificar un método de pago aceptado que suele ser una transferencia bancaria indicando el IBAN, pero puedes optar por el método de pago más conveniente para ambos.

Si lo habéis acordado así, puedes estipular o reflejar un plazo de vencimiento para realizar el pago. Por ejemplo: “… a pagar en un plazo máximo de 45 días”.

Esto se suele acordar previamente en el contrato freelance.

Herramientas para facturar al extranjero

Ahora que ya lo sabes todo podrías hacer tú mismo la factura en cualquier editor de textos. Sin embargo, hay que reconocer que no es la opción más eficiente y podría resultarte un tanto laborioso si no tienes conocimientos administrativos y solo quieres enfocarte en tu trabajo de freelancer. Por suerte, existen algunas herramientas para hacértelo más fácil.

Software de facturación

Existen programas de facturación específicos para autónomos que te permiten crear facturas con el formato adecuado para clientes extranjeros, aplicar el IVA según corresponda y gestionar tus cobros de manera eficiente. Luego solo tienes que exportarlas al formato que desees.

Facturas electrónicas

Muchos proveedores de servicios de facturación electrónica ofrecen soluciones para crear y enviar facturas electrónicas a clientes extranjeros, cumpliendo con las regulaciones específicas de cada país. De esta forma te aseguras de que no hay errores de cálculo y que se aplican todos los impuestos que, normalmente, habrían de aplicarse en una factura de este tipo.

Plataformas de pago online

Las plataformas de pago online como PayPal o Stripe permiten a los clientes extranjeros pagar tus facturas de forma cómoda y segura.

Esta forma de pago es bien conocida en todo el mundo por ser una alternativa más rápida a entrar a la web del banco e introducir datos bancarios.

Consejos para facturar al extranjero desde España como autónomo

Finalmente, a modo de recordatorio, si vas a facturar al extranjero de forma regular u ocasional, te recomendamos que tengas siempre en cuenta los siguientes puntos:

Informarse sobre las leyes fiscales del país de destino

Aunque, de manera general, toda la información que te hemos proporcionado se aplica a la mayoría de los clientes extranjeros, a la hora de facturar nunca está de más comprobar cuáles son las obligaciones fiscales en el país del cliente para el que vas a trabajar para evitarte inconvenientes o problemas en el futuro.

Contratar un gestor o asesor fiscal si es necesario

Esto te permitirá enfocarte en la búsqueda de clientes y en el desarrollo de tu trabajo. Tu gestor o asesor se encargaría de revisar tus facturas trimestralmente y podrías desentenderte de este trámite.

Utilizar una plataforma de facturación electrónica

Utilizar una plataforma de facturación electrónica para freelancers asegura el cumplimiento normativo internacional, reduce errores, y acelera el cobro. Además, ofrece seguridad, eficiencia y se integra con otros sistemas contables, mejorando el control de las facturas y reduciendo costes administrativos.

Guardar copias de las facturas y documentos relacionados

Recuerda que debes conservar todas las facturas que emitas al menos durante cuatro años, en caso de que la Agencia Tributaria las necesitara para consultar o investigar algo. Teniendo en cuenta que ahora se hace todo por vía electrónica, almacenar todas ordenadas por año y trimestre no tiene por qué resultar complicado.

Como habrás podido comprobar, para empezar a facturar a clientes extranjeros desde España es importante estar al día de todos los requisitos legales y llevar al día tanto la contabilidad como las declaraciones trimestrales o anuales. 

Trabajar con una empresa de gestión 

Si como freelancer todo esto te parece abrumador y no tienes ganas ni tiempo que perder en estos trámites, en Hightekers te podemos ayudar: si ya tienes tus proyectos y tus clientes como freelancer, te ofrecemos la posibilidad de tener un contrato de trabajo local a tiempo completo para no tener que preocuparte  del registro, la facturación y la comunicación con tus clientes. No importa si tu cliente se encuentra en Londres o en Pekín, nuestro equipo elimina cualquier barrera lingüística y gestiona por ti el cumplimiento de la normativa local y tú, mientras tanto, solo tienes que preocuparte por seguir desarrollando tu cartera de clientes y hacer tu trabajo lo mejor que sabes.

Conclusión

Facturar al extranjero desde España como autónomo es un trámite que puede resultar complejo, ya que requiere estar al tanto de todas las obligaciones legales y aspectos administrativos, además de cumplir con las declaraciones trimestrales pertinentes.

Por suerte, existen soluciones diseñadas para simplificarte todo el proceso. Con Hightekers los autónomos pueden olvidarse por completo de la burocracia y centrarse en sus habilidades: programar, escribir, diseñar… Además, siempre contarás con la tranquilidad de que todo está controlado por expertos para que no tengas que preocuparte de los trámites administrativos.

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