Cómo gestionar varios proyectos siendo autónomo

Gestionar varios proyectos a la vez cuando se es autónomo puede ser estimulante pero también complicado. Como profesional autónomo en los sectores de la informática, tecnológico o digital, tienes la libertad de emprender diferentes tareas a la vez, pero compaginarlas con eficacia puede plantear sus retos. Desde mantener una comunicación eficaz con los clientes hasta saber organizarse cuando se tienen similares plazos de entrega, encontrar el equilibrio adecuado es crucial para el éxito. Por no hablar del tiempo que requieren la contabilidad, la facturación y otras tareas administrativas. A veces la carga de trabajo puede resultar abrumadora, pero existen soluciones sencillas para gestionar mejor las fluctuaciones de la demanda y agilizar los procesos. He aquí algunas estrategias prácticas que te ayudarán a sortear las complejidades de gestionar varios proyectos simultáneamente. Prepárate para descubrir los secretos de la gestión eficiente de proyectos y propulsar tu carrera como autónomo. Descubre cómo Hightekers puede ayudarte a conseguirlo.

Cómo gestionar el tiempo

Como autónomo, la gestión eficaz del tiempo es la clave del éxito cuando trabajas en varios proyectos. Con un sinfín de tareas y plazos compitiendo por tu atención, mantenerte organizado y centrado es primordial. Hay algunas estrategias y técnicas esenciales que sin duda pueden ayudarte a dominar la gestión del tiempo, aumentar la productividad y superar los retos que supone lidiar con varios proyectos a la vez.

Hacer listas de tareas pendientes

Crear una detallada lista de tareas es el primer paso hacia una gestión eficaz de múltiples proyectos. Empieza por enumerar todas las tareas asociadas a cada proyecto y asegúrate de que no se te pasa nada por alto. Al tener una lista clara y concisa, obtendrás una representación visual de lo que tienes que hacer. Así que acuérdate de dedicar cinco minutos al día a crear esta lista. Si es posible, también puedes asignar un tiempo aproximado a cada tarea y clasificarlas por orden de prioridad. De este modo podrás organizar mejor tu jornada y comunicar a tu equipo lo que se puede entregar o aprobar de forma realista. Ya sea a través de herramientas digitales o simplemente con papel y lápiz, asegúrate de actualizar periódicamente tu lista de tareas a medida que surjan nuevos encargos o cambios.

Adopta el método de agrupación de tareas

Una vez que tengas preparada tu lista de tareas, el siguiente paso es organizarlas en bloques que sean más fáciles de abordar. Si organizas las tareas en tandas y te fijas plazos realistas, evitarás sentirte desbordado. Esto también te permitirá optimizar tu tiempo, ya que evitarás el tener que consultar temas similares o idénticos repetidas veces. De este modo te podrás centrar mejor en un área y luego pasar a la siguiente una vez que hayas completado todas las tareas de manera eficaz. Este enfoque ayuda a crear una sensación de fluidez y continuidad en tu trabajo, lo que te permitirá avanzar en varios proyectos sin llegar a estresarte. 

Usa la técnica POMODORO

Una técnica eficaz de gestión del tiempo que se originó en los años noventa y que ha ganado popularidad entre los autónomos es la técnica Pomodoro. Este método consiste en dividir el trabajo en intervalos cortos y concentrados llamados “Pomodoros”, que suelen durar unos 25 minutos, seguidos de un breve descanso de cinco minutos. La idea es que después de completar unos cuantos Pomodoros te tomes un descanso más prolongado. Puedes utilizar un tracker para controlar el tiempo, o si quieres un simple reloj de cocina. Incluso si esta técnica no es la más adecuada para todo el mundo debido a su extremo rigor, sí que puede ayudarte a establecer un ritmo de trabajo estimulante y a respetar mejor los plazos que te establezcas. 

Evita las distracciones

Aunque parezca obvio, mantenerse centrado en las tareas en un mundo lleno de distracciones es crucial para gestionar varios proyectos con eficacia. Si trabajas
en una oficina, intenta encontrar un lugar silencioso durante los periodos de mayor actividad. Si trabajas a distancia, identifica las posibles distracciones en tu entorno de trabajo, ya sean notificaciones de redes sociales, alertas de correo electrónico o un ambiente ruidoso, y toma medidas proactivas para minimizar su impacto. Esto puede ser más difícil de lo que parece y requiere cierta disciplina, pero seguro que como resultado tu rendimiento laboral mejorará.

Establece prioridades en la ejecución de tus tareas

Hacer equilibrismos entre distintas tareas, plazos y expectativas de los clientes requiere un alto nivel de organización y saber cómo priorizar el trabajo de forma eficaz. Es esencial identificar las tareas más urgentes y darles prioridad. Ya sea mediante tu lista de acciones pendientes o utilizando herramientas online, priorizar las tareas es algo evidente para cualquier autónomo que se enfrente a varios proyectos a la vez. Con o sin herramienta, priorizar las tareas tiene una serie de ventajas:

• Ayuda a tener una visión global de los proyectos: Tener una visión clara de todos los proyectos en un mismo lugar permite identificar las tareas más urgentes y determinar cuáles deben ejecutarse primero.
• Organización de tareas bien definida: Organizar las tareas según su nivel de prioridad facilita la gestión del trabajo y ayuda a cumplir los plazos.
• Mejora la gestión de tareas secundarias: El trabajo de autónomos y consultores independientes a menudo va más allá de los encargos de clientes e implica numerosas tareas administrativas (facturación, contabilidad, follow-ups, etc.). Por lo tanto, es importante minimizar o posponer estas tareas cuando haya que completar uno o varios proyectos. Mejor incluso sería considerar la posibilidad de delegar estas tareas a una empresa de gestión de actividades como Hightekers, y así disponer de más tiempo y quitarse una carga de encima.

¿Qué herramientas puedes utilizar para gestionar tus proyectos?

Para los autónomos del sector informático, el uso de herramientas de gestión de proyectos es un modo valioso de mantenerse organizado a la hora de controlar las tareas, los plazos y el progreso de los proyectos encargados. Estas herramientas no sólo te permiten controlar tu propio progreso, sino que también te ofrecen la posibilidad de supervisar el avance del equipo, garantizando una gestión de proyectos eficiente y sencilla. Aquí tienes algunas de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas y sus principales características:

Trello :

• Utiliza un entorno visual que contiene tablas, listas y tarjetas diseñadas para organizar eficazmente tareas y proyectos.
• Puedes mover tareas entre listas, fijar plazos, hacer comentarios y adjuntar archivos.
• Promueve la colaboración entre los distintos miembros del equipo al poder compartir tablas y asignar tareas.

Asana :

• Puedes crear tareas, fijar plazos de entrega y asignarlas a otros miembros del equipo.
• Permite crear proyectos, añadir categorías y organizar tareas según te convenga. 
• Se integra con otras herramientas, lo cual mejora la conectividad.

Monday.com :

• Permite la gestión de proyectos de manera flexible e intuitiva con flujos de trabajo personalizados.
• Puedes configurar automatizaciones y colaborar con los miembros del equipo.
• Ofrece una clara visualización de cómo avanza el proyecto mediante gráficos y diagramas. 

Además de estas, existen muchas otras herramientas similares que pueden adaptarse mejor a tus necesidades y a las de tu negocio. Aquí tienes algunas más.

¡Plantéate la subcontratación!

Teniendo en cuenta el número limitado de horas del que uno dispone al día, gestionar múltiples proyectos a la vez que se atiende el propio negocio y numerosas tareas administrativas puede ser todo un reto. Por eso, subcontratar estas es crucial cuando se gestionan varios proyectos y se dirige una empresa. Al delegar el trabajo administrativo, la facturación y otras cuestiones a expertos, puedes disponer de más tiempo para dedicarlo a tus tareas principales. Es una solución rentable que aumenta la productividad y alivia la presión mental.

Cuando se subcontrata, estas labores administrativas pasan a ser gestionadas de forma eficiente y precisa por profesionales. Estas empresas también pueden proporcionar una valiosa guía, ayudando en el día a día de tu negocio. Con más tiempo para dedicar a tus proyectos, puedes aumentar las horas que facturas y disfrutar de la libertad que supone centrarse en lo que mejor sabes hacer.

Al evitar las tareas que consumen tiempo y dejar que los expertos se encarguen de ellas, la subcontratación resulta una opción rentable. Si te ahorras el engorro de gestionar obligaciones administrativas, podrás concentrarte en tu trabajo de autónomo y disfrutar de las ventajas de una empresa bien gestionada.

Cómo puede ayudarte Hightekers

A menudo es necesario tener que gestionar varios proyectos a la vez, ya sea para ayudar a un cliente, por querer aumentar tus ingresos o cuando varios encargos se solapan. Nuestro servicio de gestión de actividades es la opción perfecta para contratistas y autónomos que no tienen suficiente tiempo, experiencia o interés para hacer frente a todo el trabajo extra que supone trabajar de manera independiente, ya sea en España como en el extranjero.

Trabajar de manera freelance conlleva diversas gestiones mensuales como la administración, la facturación, la contabilidad y un largo etcétera. Hightekers se encarga de estas tareas, permitiéndote que te concentres en tu negocio principal y en tus proyectos sin preocuparte de las responsabilidades asociadas. Esto agiliza tu flujo de trabajo, reduce el estrés y mejora la productividad.

Hightekers te ofrece además un contrato local, lo que te garantiza las ventajas de ser un empleado al tiempo que mantiene tu independencia a la hora de elegir clientes y encargos. Con este contrato, puedes disfrutar de estabilidad y seguridad en tu carrera como autónomo. Además, si necesitas profesionales cualificados que te ayuden con tus proyectos, Hightekers dispone de una bolsa de trabajo interna de más de 1,500 consultores.

Asociarse con Hightekers permite optimizar el equilibrio entre la vida laboral y personal, además de gestionar más proyectos con facilidad. Deja que Hightekers se encargue de los aspectos administrativos y disfruta de la libertad de centrarte en lo que mejor sabes hacer. Sácale partido a la experiencia y apoyo que se ponen a tu disposición, lo que sin duda ayudará a que tu carrera como autónomo se desarrolle de manera más exitosa y con menos contratiempos.