Recruter un salarié ou un freelance ? Comment faire le bon choix

Auteur

Mathieu

Spécialiste International Payroll

L’évolution du travail : plus de freelances et de télétravail

Depuis toujours, les ressources humaines sont l’un des éléments clés dans le développement d’une entreprise et de son succès. Grâce à un bon recrutement, une entreprise doit pouvoir se démarquer via l’excellence de ses effectifs. Mais cela ne vous aura pas échappé, depuis quelques années les entreprises optent de plus en plus pour des recrutements de freelances au détriment des postes de salariés en CDI.

Le développement du télétravail a également élargi les horizons du recrutement. Les entreprises ne sont plus limitées à des employés de bureau et peuvent désormais puiser dans un vivier de talents international. Freelances ou prestataires, il est maintenant possible pour les entreprises d’avoir accès à des compétences spécifiques ou de proposer des contrats de courte durée pour des missions ponctuelles. 

Mais pour votre entreprise, quelle est la meilleure option ? Embaucher un freelance ou un employé permanent ? Décryptons les avantages et inconvénients de ces deux options. 

Freelances vs. salariés : quelles différences ?

Que ce soit au niveau légal ou pratique, quelles sont les différences concrètes entre les freelances et les salariés pour une entreprise ?

Organisation des projets

Lorsqu’une entreprise recrute un employé, elle conserve un certain contrôle sur ses conditions de travail. Le salarié suit les directives et respecte les politiques et horaires de l’entreprise.

Les freelances, quant à eux, travaillent de manière autonome. L’entreprise peut définir le périmètre du projet, mais l’exécution relève souvent de leur organisation personnelle : ils travaillent quand ils le souhaitent, pourvu que les échéances soient respectées et que cela convienne au client.

Rémunération

Les employés reçoivent un salaire mensualisé et leur rémunération inclut des avantages sociaux comme l’assurance santé ou les cotisations retraite.

En revanche, l’entreprise paie les freelances uniquement sur le projet en cours. Ce sont à eux de cotiser pour l’assurance maladie ou la retraite de leur côté. Les conditions de rémunérations sont contractualisées : acompte, mensualisation, charges et notes de frais éventuelles,…

Fiscalité et charges sociales

Dans une entreprise, c’est l’employeur qui est en charge de déduire l’impôt sur le revenu du salaire et de payer les cotisations sociales pour ses employés.

Les freelances, eux, doivent gérer eux-mêmes leurs obligations fiscales et sociales. Sauf s’ils décident d’une solution de gestion d’activité comme Hightekers.

Contrat de travail

L’embauche d’un employé implique la signature d’un contrat de travail légalement contraignant, garantissant un cadre sécurisant autant pour l’entreprise que pour le salarié.

Avec un freelance, il suffit de conclure un contrat de prestation pour un projet spécifique ainsi qu’une période déterminée. Ce contrat peut être prolongé à tout moment par un avenant ou des devis supplémentaires.

Matériel et logiciels

Lorsqu’une entreprise embauche un salarié, elle se doit de lui fournir tout le matériel nécessaire pour accomplir ses tâches efficacement : mobilier, ordinateurs et logiciels nécessaires.

Les freelances utilisent leur propre équipement, sauf accord particulier avec l’entreprise pour un projet.

Recruter un freelance : avantages et inconvénients

Les avantages d’un freelance

Réduction des coûts

Pour une entreprise, le principal avantage de faire appel à des freelances est l’économie des coûts que cela représente. En effet, lorsqu’une entreprise embauche un salarié à temps plein, elle doit alors payer des charges patronales qui représentent entre 25% et 42% du salaire brut de l’employé, en plus des avantages sociaux et des éventuelles primes. Les freelances, quant à eux, sont seuls responsables de leurs charges sociales (sauf s’ ils décident de faire appel à une gestion d’activité) et les entreprises n’ont pas à s’en soucier.

Flexibilité et compétences spécifiques

Les freelances offrent une flexibilité précieuse, permettant d’élargir une équipe ou de répondre à des besoins ponctuels qui ne peuvent pas être couverts en interne. Pour les missions de courte durée sur un projet temporaire, il est bien plus facile pour une entreprise d’avoir recours à un freelance que de former une personne en interne ou même d’embaucher un CDD. Ils apportent également des compétences spécifiques parfois manquantes dans l’entreprise.

Les inconvénients d’un freelance

La flexibilité tant recherchée par les entreprises a son revers : une certaine perte de contrôle. En effet, les freelances travaillent parfois pour plusieurs clients et ne sont pas toujours disponibles aux moments où l’entreprise le souhaiterait. Il se peut que le freelance ne puisse pas assister à une réunion importante par exemple ou qu’il ne réponde pas immédiatement à un email car il travaille sur d’autres projets. Arrangeant son temps de travail comme il l’entend, il est également possible que le freelance travaille sur le projet en dehors des heures de l’entreprise, le soir par exemple.

Recruter un salarié : avantages et inconvénients

Les avantages d’un employé en CDI

Une équipe investie

Dans une entreprise, les employés en CDI permettent de construire une équipe solide et stable, avec des processus alignés sur les objectifs stratégiques. Ils sont souvent plus investis dans leur rôle et dans l’entreprise, ce qui crée une dynamique de succès. Les salariés souhaitent que l’entreprise réussisse, ce qui assure une continuité dans leur propre carrière. 

Un meilleur contrôle sur les projets.

Avec des employés à temps plein qui se plient aux règles et aux horaires de l’entreprise, il est aussi plus facile de faire avancer les projets efficacement et rapidement. Les salariés peuvent travailler ensemble, faire des réunions lorsqu’il y a un point bloquant et sont tous investis de la même manière pour que le projet aboutisse.

Les inconvénients d’un employé

Un coût plus élevé

Le principal désavantage d’un salarié est le coût qu’il représente pour une entreprise : salaire, charges patronales, avantages sociaux, éventuelles primes. Le coût n’est pas négligeable pour un employeur, d’autant plus si l’entreprise n’atteint pas les objectifs de chiffre d’affaires. De plus , l’embauche d’un employé est souvent coûteuse pour une entreprise. Le coût de l’agence de recrutement, le temps nécessaire pour faire passer les entretiens et l’importance de choisir un bon candidat qui ne partira pas au bout de 3 semaines sont une source de stress pour chaque dirigeant d’entreprise.

Un investissement temps conséquent

Les salariés nécessitent aussi un investissement en temps : l’intégration et la formation peuvent être extrêmement chronophages pour les collaborateurs, qui ont de fait moins de temps à consacrer aux projets importants.  Un employé nécessite aussi un suivi managérial, impliquant des évaluations de performances fréquentes, des résolutions de problèmes inhérents à sa vie personnelle. Il faudra aussi faire face à des négociations sur une potentielle évolution de carrière ou salariale, ce qui n’aura (presque) jamais lieu avec un freelance.

Moins d’innovation

Enfin, une équipe composée exclusivement de salariés permanents peut limiter la capacité d’adaptation rapide aux priorités changeantes. Les employés ont souvent plus de mal à accepter le changement et peuvent manquer de regard neuf sur les projets et l’entreprise. 

Attention au salariat déguisé

Pour une entreprise, une mauvaise classification des employés, c’est-à-dire employer un freelance en tant que salarié, peut entraîner de graves risques financiers et juridiques.

Pour éviter ces erreurs, il est essentiel de comprendre les différences légales entre ces deux statuts. Consultez les ressources de l’administration fiscale et veillez à rédiger des contrats clairs. Vous pouvez contacter nos équipes spécialisées chez Hightekers si vous avez le moindre doute.

Par exemple, au UK, il existe la loi IR35, un excellent exemple de législation conçue pour aider les employeurs à classifier correctement leurs employés et éviter le salariat déguisé. Un accompagnement juridique ou RH peut également vous aider à rester conforme aux lois du travail.

Optimisez votre stratégie de recrutement

En tant qu’entreprise, lorsqu’un besoin survient et que vous hésitez entre recruter un freelance ou un employé, posez-vous les questions suivantes pour pouvoir prendre la bonne décision.

Quel est le périmètre du projet et sa durée ?

Les freelances sont parfaits pour des missions ponctuelles ou pour répondre à des compétences spécifiques (même à long terme). Les employés quant à eux conviennent mieux aux projets ayant besoin d’un effort continu, ou aux projets long-terme nécessitant une totale disponibilité et une implication sans faille. 

Quel est le budget ?

Recruter un employé implique des coûts fixes plus importants, avec les salaires et avantages sociaux, les charges patronales et des coûts ponctuels comme des primes. Il faut aussi prendre en compte le coût et le temps que représente le recrutement. Embaucher un freelance peut faire économiser de l’argent sur le long terme puisque toutes ces charges sont alors à leurs charge. 

Quel est le niveau de contrôle nécessaire au projet ?

Les freelances sont indépendants et travaillent le plus souvent selon leurs propres règles, et ne seront peut-être pas disponibles aux moments où l’entreprise le souhaite. Les employés travaillent en suivant les règles et les horaires fixés par l’entreprise, permettant ainsi un contrôle total sur la globalité du projet.

Quels sont les objectifs à long terme ?

Il est important que ce choix d’embauche soit en totale adéquation avec vos objectifs à long-terme, pour maintenir flexibilité mais aussi maîtrise des risques. 

Quelles sont les bonnes pratiques pour recruter un freelance ?

Définir clairement le projet

C’est la première étape et non la moindre pour établir de bonnes bases. Il est essentiel d’énoncer les attentes, les étapes clés, la durée du projet, les dates butoirs s’il y en a et tout élément permettant de garantir la clarté dès le départ avec le freelance.

Rédiger un contrat clair

Pour concrétiser le projet et le partenariat avec le freelance, rédigez un contrat clair avec des termes précis. Aucune information importante ne doit manquer : termes de paiement, délais autorisés, échéances, pénalités de retard, obligations des deux parties et litiges éventuels. Ne pas oublier d’inclure des clauses de confidentialité si nécessaire.

Vérifier les assurances

Veillez à ce que le freelance dispose des assurances adéquates pour travailler avec vous (comme la RC pro). C’est d’autant plus important si le projet comporte des risques, vous devez alors décider en amont des implications de chacun en cas de souci.

Il est important de prendre le temps de recruter un freelance dans les règles, pour que le reste du projet soit fluide et sans obstacles. 

Gagnez en attractivité pour vos candidats

Pour attirer les meilleurs talents, tout commence par définir les valeurs, la mission et la culture de votre entreprise. Ces 3 piliers construiront une image de marque, qui sera plus tard convoitée par les candidats les plus talentueux. 

Mettez en avant ces éléments sur votre site, vos réseaux sociaux et vos offres d’emploi pour attirer le plus de candidats. Puis, proposez une expérience candidat positive grâce à des processus transparents et respectueux.

N’hésitez pas à demander des retours de vos employés sur les processus de recrutement, ce qui peut vous permettre de comprendre vos forces mais aussi ce qui peut être amélioré.

Hightekers : votre partenaire pour un recrutement efficace

Choisir d’employer un freelance ou un employé n’est pas une décision facile. Mais quelle que soit l’option choisie, Hightekers simplifie vos démarches. Voici comment :

• Onboarding et conformité : nous gérons la contractualisation, l’intégration et la conformité aux lois du pays dans lequel vous vous trouvez.
• Salaires et avantages : nous gérons les salaires et avantages sociaux pour vos équipes locales et internationales.
• Recrutement international : en tant qu’EOR (Employer of Record) reconnu, nous facilitons l’embauche de consultants à l’étranger en agissant au nom de l’entreprise et en total accord avec la législation locale.
• Prise en charge de l’administratif : nous gérons toutes les complexités administratives liées à l’embauche de personnel pour que vous puissiez vous concentrer sur l’activité de l’entreprise.

Choisir entre freelance et employé

Freelances et employés ont chacun leurs avantages et inconvénients pour une entreprise. Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte quand il s’agit d’embaucher pour un nouveau projet.

Pour être sûr de faire le bon choix pour votre entreprise et de prendre une décision éclairée, il faut définir les points suivants: 

• Le périmètre et la durée du projet
• Le budget disponible
• Les niveaux de contrôle nécessaires
• Vos objectifs long-terme

C’est en définissant tous ces points que vous réussirez à prendre la meilleure décision pour votre entreprise.

Pour vous aider dans la gestion de vos recrutements, Hightekers vous simplifie la contractualisation et le management de vos talents en France comme à l’international, aussi bien pour des freelances que des employés.

Nous prenons tout en charge : contrat, paiement des salaires et toutes les formalités administratives en accord avec les législations locales pour vous permettre de vous concentrer sur votre activité.

Contractualisez plus facilement vos talents avec Hightekers

Auteur

Mathieu

Spécialiste International Payroll

Spécialiste de la gestion d’effectifs et de la contractualisation, Mathieu accompagne les entreprises dans leur développement international, pour s’implanter en France ou à l’étranger. Basé à Bordeaux, Mathieu travaille avec les responsables des ressources humaines et les équipes commerciales en leur proposant des solutions de contractualisation et de paye personnalisées pour les accompagner dans leur croissance. En dehors de son travail, Mathieu est un saxophoniste de jazz passionné qui se produit régulièrement dans les clubs de France et d’Europe.