Comment gérer plusieurs projets quand on est Freelance ?

Pour les freelances dans l’IT, la Tech ou le Digital, il est parfois difficile de gérer plusieurs projets en simultané, tout en traitant les différents retours des équipes chez un client. Et ce, sans compter le temps nécessaire à la gestion de sa comptabilité, sa facturation, et autres tâches administratives… La charge de travail peut parfois sembler accablante, mais il existe des solutions simples pour mieux gérer les fluctuations des demandes et simplifier vos process. Voici quelques conseils pour trouver le juste équilibre entre plusieurs projets, et comment Hightekers peut vous aider.

Savoir gérer son temps

La gestion du temps est essentielle pour gérer plusieurs projets en même temps. Bien qu’il puisse être difficile de jongler entre plusieurs projets, il reste essentiel de prioriser les tâches et d’allouer le temps nécessaire en conséquence. Une bonne gestion du temps dans les périodes chargées permettra d’optimiser sa productivité et de respecter les délais malgré une demande plus importante.

Lister ses tâches

Mener plusieurs projets en simultané demande une grande rigueur dans la gestion des différentes tâches nécessaires à leur réalisation. En effet, chaque jour peut ressembler à une course contre la montre quand les journées sont très chargées. Alors pour éviter un épisode de stress inutile (et un burn-out !), pensez à prendre 5 min chaque jour pour lister l’ensemble des tâches en cours pour vos projets. Si possible, associez ensuite à chacune d’elle un temps approximatif de réalisation. Vous pourrez ainsi mieux organiser votre journée, et indiquer à votre équipe ce qui peut être livré ou validé de manière réaliste. 

Organisez vos tâches par lots (ou blocs)

En organisant les tâches en blocs gérables et en fixant des délais réalistes, vous éviterez de vous sentir dépassés. L’organisation des tâches en lots vous permet aussi d’optimiser votre temps en évitant de revenir à plusieurs reprises sur des sujets proches ou identiques. Votre cerveau pourra ainsi mieux se concentrer sur un domaine, puis de passer au suivant une fois que toutes les tâches sont traitées efficacement.

Essayez la technique POMODORO

Cette technique, inventée dans les années 90, consiste à alterner des phases de travail “intenses” de 25 minutes et des pauses de 5 minutes, toutes minutées à l’aide d’un tracker (plusieurs outils gratuits en ligne existent), ou d’un simple minuteur de cuisine. Même si cette technique ne convient pas à tout le monde à cause de sa rigueur extrême, elle aide les consultants à instaurer un rythme de travail intéressant et à mieux respecter les temps initialement impartis.

Évitez les sources de déconcentration

Cela paraît évident, mais les sources de déconcentration nuisent fortement à votre productivité. Si vous êtes chez le client, optez pour une salle calme lors des périodes chargées. Si vous travaillez en télétravail (remote), évitez la radio, les réseaux sociaux, ou toute autre occupation qui pourrait venir vous déconcentrer et augmenter votre procrastination. C’est parfois plus dur qu’il n’y paraît et demande une rigueur à mettre en place. Votre performance au travail n’en sera qu’améliorée.

Priorisez vos tâches

Quand on travaille sur plusieurs projets, il est essentiel d’identifier les tâches les plus urgentes et de les classer par ordre de priorité. Sur sa propre To-Do list ou via des outils en ligne, la priorisation des tâches sonne comme une évidence pour tous les freelances qui ont besoin de mener plusieurs projets de front. Avec ou sans outil, une bonne priorisation des tâches a de nombreux avantages : 

• Meilleure aperçu des projets : avoir un bon aperçu de tous les projets en un seul endroit vous permet d’identifier les tâches les plus urgentes et de déterminer lesquelles doivent être exécutées en premier.
• Organisation claire des tâches : vous organisez les tâches par niveau de priorité, facilitant la gestion de leur charge de travail et le respect des délais.
• Meilleure gestion des tâches annexes : très souvent, le travail des freelances et des consultants indépendants ne s’arrête pas à la mission du client, avec de nombreuses tâches administratives (facturation, comptabilité, relances, etc). Essayez donc de réduire ou de reporter ces tâches autant que possible le temps de finaliser un ou plusieurs projets. Mieux encore, faites appel à une société de gestion d’activité comme Hightekers pour vous libérer un temps précieux et une charge mentale importante.

Quels outils de gestion pour piloter vos projets ?

En tant que freelance IT, l’utilisation d’outils de gestion de projet est un excellent moyen de suivre vos tâches, vos délais et vos progrès sur plusieurs missions. Ils permettent de mieux contrôler son avancement personnel mais aussi celui d’une équipe, pour un pilotage efficace et performant. Voici quelques-uns des outils de gestion de projet populaires et leurs principales caractéristiques :

Trello  :

• Système visuel de tableaux, listes et cartes pour organiser vos tâches et projets.
• Permet de déplacer facilement des tâches entre les listes, de fixer les délais, d’ajouter des commentaires et de joindre des fichiers.
• Collaboration avec les membres de l’équipe en partageant des tableaux et en attribuant des tâches.

Asana  :

• Création de tâches, fixation de dates d’échéance et attribution aux membres de l’équipe.
• Création de projets, ajout de sections et organisation des tâches selon vos préférences.
• Intégrations avec d’autres outils pour une meilleure connectivité.

Monday.com :

• Gestion de projet souple et intuitive avec flux de travail personnalisés.
• Configuration d’automatisations et collaboration avec les membres de l’équipe.
• Visualisation des progrès grâce à des graphiques et des tableaux pour suivre l’avancement des projets.

Mais il en existe de nombreux autres outils similaires, en fonction de vos besoins et de votre activité. En voici quelques uns supplémentaires.

Pensez à externaliser !

Vous l’aurez compris, très souvent le plus important, c’est le temps ! Les journées n’étant pas extensibles, il est parfois difficile de mener plusieurs projets en même temps quand on doit aussi gérer sa propre entreprise (EURL, SASU, EI…) et de nombreuses tâches administratives.

Alors l’externalisation de certaines tâches est souvent la meilleure solution pour gérer votre charge de travail et vous concentrer sur vos vraies compétences. En effet, en déléguant à des experts votre facturation, comptabilité, mais aussi relances et autres tâches administratives, vous bénéficierez de plus de temps pour vos projets, et donc davantage de jours facturés. Sans compter le bénéfice moral de ne plus avoir à supporter cette charge mentale au quotidien. De nombreux freelances se sentent libérés en externalisant (enfin) la gestion de leur activité.

De plus, en confiant le management de son activité, vos tâches administratives sont le plus souvent entre les mains d’experts, qui les réalisent avec précision et efficacité. Ces derniers peuvent aussi vous conseiller sur de nombreux aspects, vous apportant un accompagnement souvent très utile dans votre gestion du quotidien.

En externalisant, vous évitez ainsi de passer du temps sur des tâches que vous n’aimez pas faire, parfois chronophages, et qui seraient mieux gérées par des experts. Sans le savoir, l’externalisation est donc très souvent bien plus rentable qu’il n’y paraît. 

Comment Hightekers vous accompagne

Que ce soit pour rendre service à un client, pour optimiser vos revenus ou lorsque deux missions se chevauchent, il arrive que vous ayez à piloter plusieurs projets en même temps. Notre service de gestion d’activité apparaît alors comme une solution idéale pour les freelances et consultants indépendants qui n’ont ni le temps, ni l’expertise, ni l’envie de gérer tous les “à-côtés” que requiert le statut d’indépendant, au Luxembourg comme à l’étranger.

En effet, la gestion d’une activité de consultant en freelance demande de nombreux efforts chaque mois : administratif, facturation, comptabilité, paiements, relances, sans compter les souscriptions additionnelles pour une mutuelle, une prévoyance ou une retraite complémentaire. Mises bout à bout, l’ensemble de ces tâches annexes n’aide pas forcément à l’optimisation et à l’organisation des consultants aux journées chargées. Ainsi, faire appel à une société de gestion comme Hightekers permet de ne plus jamais se soucier de ces aspects, et de simplement se concentrer sur son activité et ses différents projets.

Avec Hightekers, vous optimisez votre flux de travail, réduisez le stress et améliorez votre productivité, vous permettant de pouvoir piloter davantage de projets tout en profitant d’un meilleur équilibre vie pro – vie perso.

En plus, Hightekers vous propose un contrat local (ex: un CDI au Luxembourg, un Permanent Contract au UK, etc), vous permettant de pouvoir bénéficier des mêmes avantages qu’un employé classique, tout en restant 100% indépendant dans le choix de vos clients et missions. 

Et si votre client est à la recherche de profils qualifiés pour vous accompagner sur un ou plusieurs projets, alors vous avez la possibilité de transmettre une mission sur le job board interne d’Hightekers, permettant de toucher directement plus de 1500 consultants susceptibles de vous accompagner auprès de votre client.

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